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Agenzie digitali e creative — Margine reale di ogni commessa, in tempo reale ​

Un'agenzia da 15–40 persone gestisce in parallelo decine di progetti per clienti diversi. Ogni progetto ha un budget, delle risorse assegnate, dei costi esterni e delle milestone di pagamento. La domanda centrale è sempre la stessa: qual è il margine reale di questa commessa?

Nella maggior parte delle agenzie la risposta arriva troppo tardi. Le ore vengono tracciate in uno strumento, il budget vive in un foglio di calcolo, le fatture in un terzo sistema. A fine progetto si ricostruisce tutto in Excel — e a quel punto il margine è già definito. Se è negativo, non si può più intervenire.

Con RevasOS il margine è visibile in tempo reale, da metà progetto in poi. Le ore registrate dal team aggiornano automaticamente il budget. Le fatture emesse e i costi esterni entrano nel Financial Report. Se il cliente aggiunge revisioni non previste, il sistema lo mostra — e il PM può decidere come agire prima che sia tardi.

Questa guida segue un progetto tipo di agenzia — un rebranding da €25.000 — dall'inizio alla fatturazione, mostrando il flusso completo su RevasOS.

🏗️

Strutturare il progetto

Milestone, task e risorse: la struttura di un progetto di agenzia.

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💰

Configurare il budget

Ore per ruolo, costi esterni, ricavi per milestone: la mappa finanziaria.

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⚠️

Gestire lo scope creep

Leggere il Financial Report, identificare lo sforamento, decidere come agire.

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📄

Fatturare dal progetto

Fatture collegate alle milestone di pagamento, export per il commercialista.

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Nota sui piani

Questa guida richiede almeno il piano PM Standard, che include budget con dati reali, Financial Report live e fatturazione collegata al progetto.

Prima di cominciare:

Per seguire questa guida servono i ruoli Project admin, Budget admin e Invoice manager. Se non vedete le sezioni descritte qui sotto, contattate il vostro Admin.

Strutturare un progetto di agenzia ​

L'esempio: progetto di rebranding ​

Per rendere concreta la guida, seguiremo un progetto reale: un rebranding venduto a €25.000 con una stima di 400 ore.

Il cliente: una PMI che ha bisogno di un nuovo marchio, linee guida, sito web e materiali di lancio.

Creare il progetto ​

  1. Aprite l'app Progetti in RevasOS.
  2. Cliccate + Nuovo progetto.
  3. Compilate: titolo ("Rebranding — Nomeazienda"), descrizione, cliente (selezionando il contatto dall'anagrafica).
  4. Selezionate il tipo di budget: Prezzo fisso (€25.000 per l'intero progetto) oppure Basato sul tempo (se fatturate a ore).
  5. Inserite le date di inizio e fine previste.
  6. Cliccate Salva.

Definire le milestone ​

Le milestone rappresentano le fasi di produzione dell'agenzia. Per un rebranding tipico:

MilestoneDurataOre stimateMilestone di pagamento
Discovery2 settimane40 ore30% alla firma (€7.500)
Concept3 settimane80 ore—
Design4 settimane160 ore40% a consegna design (€10.000)
Delivery2 settimane80 ore—
Post-launch2 settimane40 ore30% a chiusura (€7.500)

Per ogni fase, create una milestone con titolo, descrizione e date.

Creare i task e assegnare le risorse ​

Sotto ogni milestone, create i task necessari e assegnateli alle risorse del team:

Milestone "Discovery":

  • Brief analysis → PM (8 ore)
  • Competitive audit → Strategist (16 ore)
  • Brand workshop → PM + Strategist (16 ore)

Milestone "Concept":

  • Moodboard → Art Director (16 ore)
  • Logo exploration → Senior Designer (40 ore)
  • Naming proposal → Copywriter (24 ore)

Milestone "Design":

  • Logo refinement → Senior Designer (32 ore)
  • Brand guidelines → Junior Designer (48 ore)
  • Visual identity system → Art Director (40 ore)
  • Website mockup → UI Designer (40 ore)

Ogni task deve avere: risorsa assegnata, date di inizio e fine, stima ore. Senza la stima ore, il Financial Report non può calcolare i costi pianificati.

Configurare il budget — Tempo e costi esterni ​

Creare le linee di budget ​

Per un progetto di agenzia, le linee di budget rispecchiano le fasi di produzione e i costi esterni:

  1. Nella dashboard del progetto, andate su Linee di budget e cliccate Attiva il budget del progetto.
  2. Create una linea per ogni fase con i costi e i ricavi pianificati.
  3. Create linee dedicate per i costi esterni.

Esempio di linee di budget per il rebranding:

Linea di budgetCosto pianificatoPrezzo pianificato
Discovery€2.400 (40h × €60/h medio)€5.000
Concept€5.200 (80h × €65/h medio)€5.000
Design€9.600 (160h × €60/h medio)€8.000
Delivery€4.000 (80h × €50/h medio)€4.000
Post-launch€2.000 (40h × €50/h medio)€3.000
Costi esterni — Fotografia€1.500—
Costi esterni — Licenze font€400—
Costi esterni — Stampa€800—

Il costo orario per ruolo ​

Il costo orario varia per ruolo. In RevasOS il costo è definito nell'anagrafica del collaboratore (app Humans) e viene usato dal sistema per calcolare automaticamente il costo del tempo registrato.

RuoloCosto orario tipico
Junior Designer€35–45/h
Senior Designer / Art Director€55–70/h
Copywriter€45–55/h
Developer€50–65/h
PM / Strategist€60–75/h

Nota:

I valori sopra sono indicativi. Ogni agenzia definisce i propri costi orari in base alla struttura salariale, ai costi fissi e al margine target. Questi valori si configurano una volta sola nell'anagrafica del collaboratore.

Costi esterni ​

Per ogni costo esterno previsto (fotografo, stampa, licenze), registrate una spesa nella linea di budget corrispondente oppure create una fattura di acquisto collegata al progetto.

Il tracking quotidiano del team ​

La qualità del Financial Report dipende dalla costanza con cui il team registra le ore. L'obiettivo è che almeno il 70% del team registri le proprie ore ogni giorno.

Come il team segna le ore ​

Ogni membro del team — designer, copywriter, developer — segna le proprie ore per task a fine giornata:

  1. Apre l'app Foglio ore e presenze.
  2. Clicca + Aggiungi → Aggiungi ora.
  3. Seleziona il task su cui ha lavorato (il progetto si associa automaticamente).
  4. Inserisce le ore e una breve descrizione.
  5. Clicca Salva.

In alternativa, dalla vista Rendicontare task velocemente il team può inserire le ore direttamente sulla bacheca giornaliera con un clic.

Come inserire le spese di produzione ​

Se durante la produzione emergono costi (acquisto di stock photo, stampa di prove, trasferta dal cliente), il team può inserirli dall'app Rimborsi collegandoli alla linea di budget appropriata.

Consiglio per il PM:

Nella prima settimana di adozione, verificate ogni sera che il team abbia registrato le ore. Dopo la prima settimana, diventa un'abitudine. La guida Contributor di progetto è il documento da condividere con il team.

Monitorare il progetto — Lo scenario "scope creep" ​

Questo è il momento in cui RevasOS mostra il suo valore. A metà progetto, il cliente ha chiesto 3 round di revisioni non previsti sulla fase Design. Come si presenta questa situazione nel Financial Report?

Leggere il Financial Report a metà progetto ​

  1. Aprite l'app Progetti e selezionate il progetto.
  2. Andate su Report → Financial Report.
  3. Impostate il periodo e cliccate Genera report.

Dopo 6 settimane di lavoro, il report mostra:

PianificatoAttualeResiduo
Tempo (ore)40031090
Costi€25.900€22.100€3.800
Ricavi€25.000€17.500€7.500
Profitto−€900−€4.600—

Identificare il problema ​

Le ore sulla fase Design hanno superato il piano: 220 ore effettive contro 160 pianificate (+37%). I 3 round di revisioni non previsti hanno consumato 60 ore aggiuntive. Il margine pianificato della fase era di −€1.600, ma il margine attuale è di −€5.400.

Decidere come agire ​

Il PM ha tre opzioni:

OpzioneQuando usarlaImpatto
Rinegoziare con il clienteLe revisioni sono fuori contratto e il cliente lo riconosceEmissione di una fattura integrativa o rinegoziazione del fee
Assorbire il costoIl rapporto con il cliente è strategico e si preferisce mantenere la relazioneIl margine della commessa si riduce, ma va documentato per futuri preventivi
Tagliare sulle fasi successiveLe fasi Delivery e Post-launch hanno margine sufficienteRidistribuire le ore previste per compensare lo sforamento

In tutti i casi, il dato è certificato e visibile adesso — non a fine progetto. Questo permette di prendere la decisione nel momento giusto.

Gestire retainer e contratti continuativi ​

Molte agenzie lavorano con contratti a retainer: un monte ore mensile (es. 40 ore/mese) per attività di mantenimento, ottimizzazione o supporto.

Strutturare un retainer come progetto ​

  1. Create un progetto con titolo "Retainer — Nomeazienda — Q1 2026".
  2. Create una singola milestone per il periodo (es. Gennaio–Marzo).
  3. Create i task per le attività ricorrenti (es. "Aggiornamento contenuti", "SEO check mensile", "Social management").
  4. Configurate il budget con le ore previste (120 ore per il trimestre) e il fee pattuito.

Monitorare il consumo del monte ore ​

Il Financial Report mostra in tempo reale quante ore sono state consumate rispetto al monte ore concordato. Se a metà trimestre il team ha già utilizzato il 70% delle ore, è il momento di segnalarlo al cliente o di rallentare.

Rinnovare il retainer ​

Quando il periodo termina:

  1. Nella dashboard del progetto, usate Duplica progetto.
  2. Il sistema crea una copia con la stessa struttura: milestone, task, budget.
  3. Aggiornate le date al nuovo periodo.
  4. Aggiornate il budget se le condizioni sono cambiate.
  5. Riassegnate i task se il team è cambiato.

Fatturare dal progetto ​

In RevasOS le fatture sono collegate direttamente al budget del progetto. Ogni fattura emessa alimenta i Ricavi Attuali nel Financial Report.

Fatture collegate alle milestone di pagamento ​

Per il progetto di rebranding:

Milestone di pagamentoImportoQuando emettere
30% alla firma€7.500Alla firma del contratto
40% a consegna design€10.000Alla approvazione della fase Design
30% a chiusura€7.500Alla consegna finale

Per ogni milestone:

  1. Aprite l'app Fatture → Vendite → Tutti i documenti.
  2. Cliccate Nuova fattura.
  3. Compilate i dettagli (importo, descrizione, cliente).
  4. Selezionate la linea di budget del progetto.
  5. Cliccate Salva.

Registrare i costi esterni come fatture di acquisto ​

Quando ricevete la fattura dal fotografo, dalla tipografia o dal fornitore di licenze:

  1. Aprite Fatture → Spese → Tutti i documenti.
  2. Cliccate Nuova fattura.
  3. Compilate i dettagli e selezionate la linea di budget del progetto.
  4. Cliccate Salva.

La fattura alimenta i Costi Attuali nel Financial Report.

Export per il commercialista ​

I dati di fatturazione (vendite e acquisti) sono esportabili in formato CSV, Excel o JSON dall'app Fatture per la trasmissione al commercialista.

Vista multi-progetto — La salute dell'agenzia ​

Un'agenzia con 10–15 progetti attivi in parallelo ha bisogno di una vista d'insieme: quali progetti sono in linea, quali stanno sforando, dove sono le risorse disponibili.

Dashboard di tutti i progetti attivi ​

  1. Aprite l'app Progetti.
  2. Nella Dashboard vedete l'elenco di tutti i progetti con stato, avanzamento e date.
  3. Per ogni progetto potete aprire il Financial Report e verificare il margine.

Identificare i progetti critici ​

Controllate regolarmente:

SegnaleCosa indicaAzione
Margine Residuo negativoIl progetto sta perdendo soldiRinegoziare, tagliare o documentare
Ore Attuali > 80% delle Pianificate con progetto al 50%Ritmo di consumo ore troppo altoVerificare scope creep o inefficienze
Ricavi Attuali = 0 con Costi Attuali altiFatturazione in ritardoEmettere le fatture per le milestone completate

Workload del team ​

La vista Carico di lavoro incrociata su tutti i progetti mostra la distribuzione delle risorse:

  • Rosso: risorsa sovraccaricata — redistribuite i task o posticipate le scadenze.

  • Verde: risorsa a regime.

  • Grigio: risorsa con disponibilità — valutate se assegnare nuovi progetti.

  • Visualizzare il carico di lavoro

Checklist settimanale per il PM di agenzia ​

Riferimenti rapidi ​

Guide collegate ​

Concetti utili ​

Ruoli e permessi ​