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Fatturazione e amministrazione — Fatture che parlano con i budget ​

Nella maggior parte delle organizzazioni che gestiscono progetti, le fatture vivono in un sistema (Fatture in Cloud, il gestionale del commercialista), i budget in un altro (fogli di calcolo), e la riconciliazione fra costi reali e costi pianificati è un esercizio manuale che si fa a fine progetto — quando è troppo tardi per intervenire.

Con RevasOS, ogni riga di fattura può essere collegata a una linea di budget del progetto. Quando registrate una fattura fornitore, il suo importo diventa automaticamente un "Costo attuale" nel Financial Report. Quando emettete una fattura cliente, l'importo diventa un "Ricavo attuale". Il risultato: il margine della commessa si aggiorna in tempo reale, senza riconciliazioni manuali.

Questa guida è pensata per l'Admin, l'Office Manager o il responsabile amministrativo che gestisce il ciclo fatturazione e si interfaccia con il commercialista. Vi accompagna dal setup iniziale all'export dei dati, passando per il flusso operativo di acquisti e vendite.

Raccomandazione importante:

Prima di rendere definitivo il flusso, validate il primo export insieme al commercialista. Ogni studio ha le proprie preferenze su formato, raggruppamento e ordine dei campi. Un test iniziale di 15 minuti evita mesi di aggiustamenti.

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Setup della fatturazione

Dati fiscali, IVA, numerazione: cosa configurare prima di registrare il primo documento.

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Fatture di acquisto

Registrare i costi reali dei fornitori e collegarli al budget del progetto.

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📤

Fatture di vendita

Registrare i ricavi dai clienti e vederli confluire nel Financial Report.

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📋

Export per il commercialista

Formati, filtri e la raccomandazione di validare il primo export insieme.

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Setup iniziale della fatturazione ​

Prima di registrare la prima fattura, è necessario completare la configurazione dell'app Fatture. Lo scopo è arrivare al primo documento con l'anagrafica pronta, i permessi assegnati e la struttura fiscale definita.

Censire clienti e fornitori ​

L'app Fatture utilizza l'anagrafica dell'app Contatti per intestare i documenti. Per ogni cliente e fornitore, verificate che siano presenti almeno:

  • Ragione sociale o nome.
  • Partita IVA / Codice fiscale (per soggetti italiani).
  • Indirizzo.

Senza questi dati, la fattura non può essere compilata correttamente.

Assegnare ruoli e permessi ​

L'accesso all'app Fatture dipende dai ruoli assegnati. I collaboratori che devono registrare, consultare o esportare fatture necessitano dei permessi appropriati.

La best practice è assegnare i permessi a livello di team: se più persone nell'amministrazione devono accedere alle stesse funzioni, usate un ruolo di team anziché assegnare permessi individuali.

Preparare i progetti con linee di budget ​

Se volete che le fatture alimentino il Financial Report dei vostri progetti, i progetti devono avere un budget attivo con almeno una linea di budget.

Il collegamento tra fattura e report avviene a livello di singola riga della fattura: ogni riga può essere associata a una linea di budget diversa, anche di progetti diversi. Questo permette di suddividere una singola fattura fornitore tra più commesse.

Fatture di acquisto — Registrare i costi reali ​

Le fatture di acquisto rappresentano i costi che i fornitori addebitano alla vostra organizzazione: consulenze esterne, licenze, forniture, servizi. Registrarle in RevasOS e collegarle ai progetti permette di avere i costi reali nel Financial Report senza trascrizioni manuali.

Creare una fattura fornitore ​

  1. Aprite l'app Fatture in RevasOS.
  2. Nella barra laterale, sotto Acquisti, selezionate Tutti i documenti.
  3. Cliccate Nuova fattura.
  4. Compilate l'intestazione:
    • Fornitore — selezionatelo dall'anagrafica contatti.
    • Numero fattura — il numero del documento del fornitore.
    • Data emissione e Data scadenza.
    • Importo totale.
  5. Cliccate Salva.

Aggiungere le righe e collegare al budget ​

Ogni fattura può contenere più righe. Ogni riga rappresenta una singola voce del documento.

  1. Nella fattura appena creata, cliccate Aggiungi dettaglio.
  2. Compilate: Descrizione, Quantità, Prezzo unitario.
  3. Nel campo Linea di budget, cercate e selezionate la linea di budget del progetto a cui associare il costo.
  4. Cliccate Salva.

TIP

Righe diverse della stessa fattura possono essere collegate a linee di budget diverse, anche di progetti diversi. Utile quando un fornitore fattura servizi per più commesse in un unico documento.

Impatto sul Financial Report ​

Quando una riga della fattura è collegata a una linea di budget e la fattura è in stato Emessa, Inviata o Saldata:

  • L'importo della riga popola la colonna Costi attuali del Financial Report del progetto.
  • Il dato si somma al costo delle ore registrate nei fogli ore.
  • Il Financial Report calcola il Profitto attuale (ricavi attuali − costi attuali).

Se la fattura non è collegata a nessun progetto, resta registrata nel sistema come documento fiscale ma non confluisce in nessun report di progetto.

Fatture di vendita — Registrare i ricavi reali ​

Le fatture di vendita sono i documenti che emettete verso i clienti: acconti, fee per milestone completate, saldo progetto, fatture a consuntivo per ore lavorate. Collegarle al budget del progetto chiude il cerchio del Financial Report.

Creare una fattura cliente ​

  1. Aprite l'app Fatture.
  2. Sotto Vendite, selezionate Tutti i documenti.
  3. Cliccate Nuova fattura.
  4. Compilate:
    • Cliente — selezionatelo dall'anagrafica contatti.
    • Numero fattura.
    • Data emissione e Data scadenza.
    • Importo totale.
  5. Cliccate Salva.

Aggiungere le righe e collegare al budget ​

Il flusso è identico alle fatture di acquisto:

  1. Cliccate Aggiungi dettaglio.
  2. Compilate: Descrizione, Quantità, Prezzo unitario.
  3. Nel campo Linea di budget, selezionate la linea del progetto corrispondente.
  4. Cliccate Salva.

Impatto sul Financial Report ​

Quando la fattura è collegata a una linea di budget e in stato operativo:

Gestione del ciclo di vita ​

Ogni fattura in RevasOS segue un ciclo di vita definito. Aggiornare lo stato della fattura permette di tracciare dove si trova ogni documento e di avere una dashboard aggiornata dei pagamenti.

Gli stati della fattura ​

StatoSignificato
PianificataPrevista ma non ancora emessa o ricevuta. Non impatta il Financial Report.
EmessaFormalmente creata. Inizia a popolare il Financial Report (se collegata a un progetto).
InviataInviata al cliente (solo fatture di vendita). Stesso impatto di "Emessa".
SaldataPagamento incassato o effettuato. Conferma che il movimento finanziario è chiuso.
AnnullataAnnullata, senza valore fiscale. Esce dal calcolo del report.

Il passaggio tipico è: Pianificata → Emessa → Inviata → Saldata. Non tutti i passaggi sono obbligatori — una fattura può passare direttamente da Emessa a Saldata.

La dashboard fatture ​

Nell'app Fatture potete monitorare lo stato di tutti i documenti:

  • Acquisti: tutte le fatture fornitori, filtrabili per stato, fornitore, periodo.
  • Vendite: tutte le fatture clienti, filtrabili per stato, cliente, periodo.
  • Scadenze: i documenti in avvicinamento alla data di scadenza.

Aggiornate regolarmente gli stati per mantenere la dashboard affidabile. Un buon ritmo è verificare le fatture una volta a settimana.

Export per il commercialista ​

A fine periodo, dovete esportare i dati delle fatture per il commercialista o per la contabilità interna.

Come esportare ​

  1. Aprite l'app Fatture.
  2. Selezionate la sezione interessata (Acquisti o Vendite).
  3. Usate i filtri per restringere il periodo, il cliente o il fornitore.
  4. Cliccate Export e scegliete il formato: CSV, Excel o JSON.

L'export include per ogni fattura: numero, data, cliente/fornitore, importo, stato, e — se presenti — i dettagli delle singole righe con il progetto collegato.

Validare il formato con il commercialista ​

Come per l'export presenze destinato al Consulente del Lavoro, il primo export delle fatture va validato insieme al commercialista:

  • Verificate che i campi corrispondano a quello che si aspetta.
  • Stabilite se serve raggruppare per cliente, per mese o per progetto.
  • Se il commercialista ha un template specifico, esportate in Excel e riorganizzate le colonne di conseguenza.

Dopo il primo mese, il processo diventa meccanico.

Riconciliazione spese e fatture ​

In un progetto, i costi reali provengono da tre fonti diverse:

FonteAppCome entra nel Financial Report
Ore del teamFoglio ore e presenzeAutomaticamente, dal costo orario del collaboratore × ore registrate
Spese viveRimborsiQuando la spesa è collegata a una linea di budget
Fatture fornitoriFattureQuando la riga della fattura è collegata a una linea di budget

Il Financial Report del progetto aggrega tutte e tre le fonti nella colonna Costi attuali. Questo significa che il margine che vedete nel report include tutto: il tempo del team, le trasferte, e i costi esterni fatturati dai fornitori.

Verificare la coerenza ​

Periodicamente, controllate che:

  • Ogni fattura fornitore relativa a un progetto sia effettivamente collegata alla linea di budget corretta.
  • Le spese di trasferta approvate siano allocate alla commessa giusta.
  • Le fatture di vendita emesse corrispondano alle milestone di pagamento concordate con il cliente.

Se il Financial Report mostra un margine inatteso (positivo o negativo), il primo punto da verificare è se ci sono fatture o spese non collegate.

Checklist mensile per l'Admin ​

Riferimenti rapidi ​

Guide collegate ​

Concetti utili ​

Ruoli e permessi ​

Casi d'uso collegati ​