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Il Project Manager su RevasOS — Guida completa ​

Chi gestisce più progetti contemporaneamente conosce bene il problema: le ore vengono tracciate in un sistema, il budget vive in un foglio di calcolo, le fatture sono in un terzo strumento e i task in un quarto. A fine mese si passano ore — a volte giorni — a riconciliare tutto. Il margine reale della commessa emerge solo quando il progetto è finito, e non sempre è una buona notizia.

Con RevasOS questo cambia. Le ore registrate dal team aggiornano il budget in tempo reale. Le spese entrano nella commessa automaticamente. Il Financial Report mostra il margine adesso, non a fine progetto. Il risultato è un unico cockpit dove il PM ha visibilità completa su tempo, costi, ricavi e profitto di ogni commessa.

Questa guida definisce il flusso operativo completo del Project Manager su RevasOS: dalla creazione del progetto alla routine settimanale di monitoraggio.

🏗️

Creare e strutturare un progetto

Progetto, milestone, task, risorse e stime: la struttura della commessa.

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💰

Configurare il budget

Linee di budget, costi previsti, costi esterni: la mappa finanziaria della commessa.

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📊

Financial Report

Tempo, Costi, Ricavi, Profitto × Pianificato, Attuale, Forecast, Residuo.

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👥

Workload del team

Gantt, colori, disponibilità, redistribuzione del carico di lavoro.

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Nota sui piani

Alcune funzioni descritte in questa guida dipendono dal piano attivo. Ogni sezione indica il piano minimo richiesto.

  • PM Essential: struttura progetto, milestone, task, budget statico.
  • PM Standard: + dati reali (ore rendicontate → budget), Financial Report con dati live, fatturazione collegata.
  • PM Advanced: + spese automatiche da Rimborsi, anagrafica estesa, funzioni avanzate.

Prima di cominciare:

Per seguire questa guida servono almeno i ruoli Project admin e Budget admin. Per la parte di fatturazione, serve anche il ruolo Invoice manager. Se non vedete le sezioni descritte qui sotto, contattate il vostro Admin.

Creare e strutturare un progetto ​

Disponibile da: piano PM Essential

La struttura del progetto in RevasOS segue una gerarchia chiara: Progetto → Milestone → Task → Risorse. Ogni livello ha uno scopo preciso.

Creare il progetto con il cliente associato ​

  1. Apri l'app Progetti in RevasOS.
  2. Dalla Dashboard, clicca + Nuovo progetto.
  3. Compila i campi principali: titolo, descrizione, cliente (selezionando il contatto dall'anagrafica), date di inizio e fine previste.
  4. Seleziona il tipo di budget:
    • Basato sul tempo — fatturazione a ore con tariffe orarie specifiche.
    • Prezzo fisso — importo fisso indipendente dal tempo effettivo.
    • Non fatturabile — progetti interni senza fatturazione al cliente.
  5. Clicca Salva.

Definire le milestone ​

Le milestone rappresentano le fasi del progetto: sono i punti di riferimento temporali che scandiscono l'avanzamento.

  1. Nella dashboard del progetto, vai su Milestone.
  2. Clicca + Nuova milestone.
  3. Inserisci titolo, descrizione e date di inizio e fine della fase.
  4. Ripeti per ogni fase del progetto.

Esempio di struttura per un progetto di consulenza:

  • Milestone 1: Analisi e setup (2 settimane)

  • Milestone 2: Sviluppo (6 settimane)

  • Milestone 3: Test e rilascio (2 settimane)

  • Milestone 4: Supporto post-lancio (4 settimane)

  • Creare una milestone

Creare i task sotto ogni milestone ​

I task sono le unità di lavoro assegnabili alle risorse. Ogni task appartiene a una milestone.

  1. Nella dashboard del progetto, vai su Task.
  2. Clicca + Nuovo task.
  3. Compila: titolo, descrizione, milestone di appartenenza.
  4. Assegna il task a una o più risorse (collaboratori del team).
  5. Inserisci le date di inizio e fine previste.
  6. Inserisci la stima del carico di lavoro (in ore).
  7. Clicca Salva e configura per aggiungere dettagli, oppure Salva per procedere.

Assegnare risorse e stimare le ore ​

La stima delle ore è il dato che collega la struttura del progetto al budget. Senza stime:

  • Il report di progetto non può calcolare le metriche comparative (stimato vs rendicontato).
  • Il workload non può mostrare se una risorsa è sovraccarica.
  • Il Financial Report non può calcolare il costo del tempo pianificato.

Per ogni task, assicurati di compilare il campo Carico di lavoro stimato e assegnare la risorsa corretta.

Configurare il budget ​

Disponibile da: piano PM Essential (struttura), PM Standard (dati reali)

Il budget in RevasOS è costruito attraverso le linee di budget: ogni linea rappresenta una voce finanziaria della commessa (una fase, un tipo di costo, un fornitore esterno).

Attivare il budget sul progetto ​

  1. Nella dashboard del progetto, vai su Linee di budget nella barra laterale.
  2. Clicca Attiva il budget del progetto.

RevasOS crea automaticamente la linea Spese generali come punto di partenza.

Creare le linee di budget ​

Per ogni voce finanziaria rilevante, crea una linea di budget:

  1. Clicca + Nuova linea di budget.
  2. Inserisci titolo e descrizione (es. "Fase 1 — Analisi", "Subfornitore grafica", "Licenze software").
  3. Inserisci il periodo di validità della linea.
  4. Inserisci i costi e prezzi pianificati:
    • Costo pianificato — quanto prevedi di spendere per questa voce.
    • Prezzo pianificato — quanto fatturi al cliente per questa voce.
  5. Clicca Salva.

Il budget come mappa finanziaria ​

Una volta completate tutte le linee, il budget offre una visione d'insieme della commessa:

ElementoDove si configuraCosa rappresenta
Linee di budget per faseLinee di budget → Nuova lineaCosto e prezzo pianificato per ogni fase
Costi delle risorse (ore)Task → stime ore × costo orario della risorsaIl costo del tempo pianificato
Costi esterniLinee di budget → spese manuali o fatture acquistoSubforniture, licenze, servizi
Ricavi previstiLinee di budget → prezzo pianificatoQuanto il cliente paga

Nota:

Il costo orario della risorsa viene definito nell'anagrafica del collaboratore (app Humans) e utilizzato dal sistema per calcolare il costo del tempo registrato.

Monitorare il progetto — Il Financial Report ​

Disponibile da: piano PM Standard

Il Financial Report è lo strumento centrale del PM su RevasOS. Offre una vista strutturata su 4 pilastri (cosa misura) × 4 prospettive (da che punto di vista).

Come aprire il Financial Report ​

  1. Apri l'app Progetti.
  2. Seleziona il progetto dalla Dashboard.
  3. Vai su Report nella barra laterale.
  4. Seleziona Financial Report come tipo di report.
  5. Imposta il periodo e clicca Genera report.

I 4 pilastri ​

PilastroCosa misura
TempoOre lavorate e ore previste — il consumo di tempo della commessa
CostiCosto del tempo delle risorse + costi esterni (spese, fatture acquisto)
RicaviFatture di vendita collegate al progetto
ProfittoRicavi − Costi = il margine della commessa

Le 4 prospettive ​

ProspettivaCosa rappresenta
PianificatoI valori inseriti nella fase di configurazione (stime ore, costi previsti, prezzi previsti)
AttualeI dati reali registrati finora (ore rendicontate, spese effettive, fatture emesse)
ForecastLa proiezione: se continuiamo a questo ritmo, dove arriviamo a fine progetto?
ResiduoPianificato − Attuale = quanto resta prima di esaurire il budget

Segnali d'allarme ​

Controllate regolarmente queste situazioni:

SegnaleCosa indicaCome agire
Tempo Attuale > Tempo PianificatoIl team sta impiegando più ore del previstoVerificare lo scope: servono più ore o c'è un problema di efficienza?
Costi Attuali > Costi PianificatiLa commessa costa più del previstoIdentificare la causa: ore in eccesso o costi esterni non preventivati?
Margine Residuo negativoIl progetto sta perdendo soldiAzione urgente: rinegoziare lo scope con il cliente, ridurre le risorse, sospendere costi esterni
Ricavi Attuali << Ricavi PianificatiLa fatturazione è in ritardo rispetto all'avanzamentoVerificare se ci sono fatture da emettere

Come agire sui dati ​

Il Financial Report non è un documento statico — è uno strumento decisionale:

  • Rinegoziare lo scope: se il Tempo Attuale supera il Pianificato, potrebbe essere necessario ridimensionare il progetto o negoziare ore aggiuntive con il cliente.

  • Redistribuire risorse: se una risorsa costa troppo per un task specifico, valuta di assegnarla a un task con margine migliore.

  • Accelerare la fatturazione: se i Ricavi Attuali sono molto inferiori al lavoro già svolto, anticipa l'emissione delle fatture.

  • Visualizzare il report di un progetto

Gestire il workload del team ​

Disponibile da: piano PM Essential

La vista Carico di lavoro nell'app Progetti mostra la distribuzione del lavoro sulle risorse del team, confrontando le ore assegnate con la disponibilità reale.

Come aprire la vista del carico di lavoro ​

  1. Apri l'app Progetti.
  2. Seleziona il progetto dalla Dashboard.
  3. Vai su Carico di lavoro nella barra laterale.
  4. Seleziona il periodo dal menu a tendina in alto a destra.

Interpretare i colori ​

ColoreSignificatoAzione
VerdeLa risorsa è a regime: il carico è in linea con la disponibilitàNessuna azione necessaria
RossoLa risorsa è sovraccarica: le ore assegnate superano la disponibilitàRedistribuire i task o posticipare le scadenze
GrigioLa risorsa è disponibile: ha spazio per accogliere altro lavoroValutare se assegnare task aggiuntivi

Come le ferie aggiornano la disponibilità ​

Se il team utilizza anche il modulo HR di RevasOS, le ferie approvate nel Foglio ore riducono automaticamente la disponibilità nel workload. In questo modo il PM vede la capacità reale del team, non quella teorica.

Redistribuire il lavoro ​

Se una risorsa è in rosso:

  1. Identifica i task che contribuiscono al sovraccarico.
  2. Valuta se il task può essere riassegnato a una risorsa in grigio.
  3. Se la riassegnazione non è possibile, valuta di posticipare la scadenza del task.
  4. Aggiorna il piano nel Gantt di pianificazione se necessario.

Fatturazione collegata al progetto ​

Disponibile da: piano PM Standard

In RevasOS la fatturazione è collegata direttamente al budget del progetto. Ogni fattura emessa o ricevuta alimenta il Financial Report, aggiornando i valori Attuali di Costi e Ricavi.

Creare una fattura di vendita collegata al budget ​

Quando è il momento di fatturare al cliente:

  1. Apri l'app Fatture in RevasOS.
  2. Vai su Vendite → Tutti i documenti nella barra laterale.
  3. Clicca Nuova fattura.
  4. Compila i dettagli della fattura (importo, descrizione, cliente).
  5. Nel campo dedicato, seleziona la linea di budget del progetto a cui collegare la fattura.
  6. Clicca Salva.

La fattura alimenterà i Ricavi Attuali nel Financial Report del progetto.

Registrare una fattura fornitore come costo reale ​

Quando si riceve una fattura da un subfornitore o per un servizio esterno:

  1. Apri l'app Fatture → Spese → Tutti i documenti.
  2. Clicca Nuova fattura.
  3. Compila i dettagli (importo, descrizione, fornitore).
  4. Seleziona la linea di budget del progetto a cui collegare il costo.
  5. Clicca Salva.

La fattura alimenterà i Costi Attuali nel Financial Report.

Come le fatture alimentano il Financial Report ​

Tipo di fatturaDove va nel Financial Report
Fattura di vendita (emessa)Ricavi Attuali
Fattura fornitore (ricevuta)Costi Attuali
Spese del progetto (manuali)Costi Attuali
Ore rendicontate × costo orarioCosti Attuali (calcolato automaticamente)

La routine settimanale del PM ​

Il valore maggiore di RevasOS per il PM emerge dalla costanza del monitoraggio. Il sistema fornisce dati in tempo reale, ma è il PM che deve consultarli regolarmente per trasformarli in decisioni.

Lunedì — Controllare i Financial Report ​

Apri il Financial Report di ogni progetto attivo. Concentrati su:

  • Margine Residuo: è ancora positivo?
  • Tempo Attuale vs Pianificato: siamo in linea con le stime?
  • Costi Attuali: ci sono spese non previste?

Se un progetto mostra segnali d'allarme, mettilo in cima alla lista di priorità della settimana.

Mercoledì — Verificare il workload ​

Apri la vista Carico di lavoro per la prossima settimana:

  • Ci sono risorse in rosso? Redistribuisci.
  • Ci sono risorse in grigio? Valuta se assegnare task.
  • Ci sono ferie approvate che riducono la capacità? Assicurati che il piano tenga conto della disponibilità reale.

Venerdì — Verificare completezza dei dati ​

Prima del weekend, assicurati che i dati della settimana siano completi:

  • Il team ha segnato tutte le ore? Controlla il report ore in Timesheets.
  • Ci sono spese pendenti da approvare? Controlla l'app Rimborsi.
  • Ci sono fatture da emettere per lavoro già consegnato? Aggiorna la pipeline di fatturazione.

Checklist settimanale ​

Duplicare strutture per commesse ricorrenti ​

Disponibile da: piano PM Essential

Se la vostra organizzazione lavora con commesse simili (es. progetti di consulenza con fasi standard, campagne marketing con template ricorrenti), potete risparmiare tempo duplicando un progetto esistente.

Come duplicare un progetto ​

  1. Apri l'app Progetti.
  2. Seleziona il progetto da usare come template dalla Dashboard.
  3. Nelle opzioni del progetto, seleziona Duplica progetto.
  4. Il sistema crea una copia completa con la stessa struttura: milestone, task, assegnazioni e budget.

Cosa personalizzare nella copia ​

Dopo la duplicazione, aggiorna i dati specifici della nuova commessa:

CampoCosa modificare
Titolo e descrizioneRinomina con il nome della nuova commessa
ClienteAssocia il cliente corretto
DateAggiorna le date di inizio e fine del progetto e di ogni milestone
RisorseRiassegna i task alle risorse disponibili per la nuova commessa
BudgetAggiorna i costi e i prezzi pianificati in base all'accordo con il cliente
Stime oreAggiorna le stime dei task se la scala del progetto è diversa

TIP

Per creare un template riutilizzabile, create un progetto "modello" con la struttura tipo della vostra organizzazione. Non assegnatelo a nessun cliente — usatelo solo come base da duplicare.

Riferimenti rapidi ​

Guide collegate ​

Concetti utili ​

Ruoli e permessi ​