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HR - Team Lead & Manager ​

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Approvare ferie e permessi

Rivedi e approva le richieste di assenza del tuo team con un tap.

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🧾

Approvare note spese

Verifica importo, categoria e progetto, poi approva o rifiuta.

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📊

Monitorare il team

Dashboard presenze, report ore, anomalie da risolvere.

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📋

Report settimanale

La vista d'insieme su ore, progetti e disponibilità della prossima settimana.

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Nota sui piani

Alcune funzioni descritte in questa guida dipendono dal piano attivo nella tua organizzazione. Ogni sezione indica il piano minimo richiesto. Se una funzione non è visibile, probabilmente il piano della tua organizzazione non la include — chiedi conferma al tuo Admin.

Prima di cominciare:

Per seguire questa guida devi avere almeno il ruolo di Responsabile Fogli ore e presenze. Per approvare le note spese serve il ruolo Responsabile Note spese. Se non vedi le sezioni descritte qui sotto, contatta il tuo Admin e chiedigli di assegnarti i ruoli corretti.

Le notifiche — Il tuo punto d'ingresso quotidiano ​

Le notifiche sono il modo più rapido per sapere cosa richiede la tua attenzione. Ogni mattina parti da qui.

Dove trovare le richieste pendenti ​

Cosa cerchiDove trovarla
Assenze da approvareApp Foglio ore → filtra le entry per contatto del tuo team
Note spese da approvareApp Rimborsi → Tutte le note spese
Presenze anomaleApp Foglio ore → Report del periodo corrente

Perché è importante approvare entro 48 ore ​

Se una richiesta di ferie resta in sospeso, il collaboratore non sa se può organizzarsi. Se una nota spese non viene approvata, il rimborso non parte. In pratica:

  • Le ferie non confermate generano messaggi su WhatsApp al posto di notifiche nel sistema.
  • Le note spese non approvate bloccano la creazione della fattura e il rimborso.
  • Le ore non revisionate rendono il report di fine mese inaffidabile.

TIP

Crea l'abitudine: ogni mattina, prima di qualsiasi altra cosa, controlla le richieste pendenti nell'app. Bastano 2 minuti.

Approvare richieste ferie e permessi ​

Disponibile da: piano HR Standard

I collaboratori del tuo team inseriscono le assenze (ferie, malattia, permessi) come entry di tipo assenza nel loro foglio ore. Il tuo ruolo è rivederle e bloccarle come conferma ufficiale.

Come approvare una richiesta di assenza ​

  1. Apri l'app Foglio ore e presenze.
  2. Cerca il contatto del collaboratore usando il campo filtro in alto.
  3. Individua la entry di tipo assenza nel periodo indicato.
  4. Verifica che le date e il tipo siano corretti.
  5. Clicca sulla entry per aprire il dettaglio.
  6. Clicca Blocca per confermare l'assenza.

Una entry bloccata non può più essere modificata dal collaboratore — è la conferma ufficiale.

Come rifiutare una richiesta ​

Se l'assenza non è compatibile con le esigenze del team:

  1. Apri il dettaglio della entry.
  2. Clicca Elimina per rimuoverla.
  3. Comunica al collaboratore il motivo del rifiuto e chiedigli di reinserire un'alternativa.

Nota:

Al momento RevasOS non ha un campo "nota di rifiuto" dedicato. Comunica il motivo direttamente al collaboratore (di persona, via chat interna o email).

Controllare il calendario del team prima di decidere ​

Prima di approvare, verifica che non ci siano sovrapposizioni:

  1. Nell'app Foglio ore, vai alla vista Calendario.
  2. Attiva la vista multi-contatto dall'interruttore in alto.
  3. Aggiungi i collaboratori del tuo team.
  4. Controlla visivamente la settimana delle ferie richieste: ci sono abbastanza persone in servizio?

Approvare note spese ​

Disponibile da: piano HR Advanced

Quando un collaboratore crea una nota spese, la trovi nella sezione Tutte le note spese dell'app Rimborsi. Approvandola, RevasOS genera automaticamente la fattura e autorizza il rimborso.

Come vedere il dettaglio di una nota spese ​

  1. Apri l'app Rimborsi in RevasOS.
  2. Vai su Tutte le note spese dalla barra laterale.
  3. Seleziona la nota spese da revisionare.
  4. Controlla i dettagli: elenco spese incluse, importo di ciascuna, categoria, data, progetto collegato (se presente) e note del collaboratore.

Come approvare o rifiutare ​

  1. Apri la nota spese.
  2. Clicca Approva per confermare il rimborso. RevasOS creerà automaticamente una fattura nell'app Fatture.
  3. Oppure clicca Rifiuta se la nota contiene errori o spese non conformi.

Attenzione:

Dopo l'approvazione il rimborso viene autorizzato e la fattura generata. Controlla bene prima di approvare — l'operazione non è reversibile senza annullare la nota.

Monitorare le spese del team per periodo ​

Per avere una vista d'insieme sulle spese del tuo team:

  1. Vai su Tutte le spese dalla barra laterale dell'app Rimborsi.
  2. Filtra per periodo e per contatto dei membri del tuo team.
  3. Controlla i totali per capire se le spese sono in linea con il budget.

Monitorare il team — Dashboard e report ​

Disponibile da: piano HR Standard

Il monitoraggio quotidiano è la tua arma principale per tenere il team allineato e i dati del sistema affidabili.

Dashboard presenze: chi è presente, chi no ​

  1. Apri l'app Foglio ore e presenze.
  2. Vai alla sezione I miei orari e usa il filtro Contatto per cercare i collaboratori del tuo team uno a uno, oppure apri la vista Calendario multi-contatto per vedere tutti insieme.
  3. Controlla chi ha registrato presenze oggi e chi no.

I collaboratori senza entry per la giornata corrente sono quelli da verificare: potrebbero aver dimenticato di timbrare o di inserire le ore.

Report ore del team ​

Per un'analisi strutturata delle ore del tuo team:

  1. Apri l'app Foglio ore → sezione Report.
  2. Usa il filtro Contatto per selezionare un collaboratore alla volta.
  3. Controlla le metriche:
MetricaCosa indica
Ore di lavoroTotale ore registrate come lavoro
Ore di assenzaTotale ore registrate come assenza
Ore disponibiliOre attese dal contratto nel periodo
Ore rimanentiOre ancora da giustificare
BilancioScostamento tra attese e registrate
  1. Ripeti per ogni membro del team o esporta i dati per un'analisi aggregata.

Ore per progetto ​

Se il tuo team lavora su più progetti:

  1. Apri l'app Progetti.
  2. Seleziona il progetto dalla Dashboard.
  3. Vai su Report dalla barra laterale.
  4. Genera il report selezionando il periodo desiderato.

Il report mostra la distribuzione delle ore per risorsa, confrontando ore stimate e ore rendicontate.

Identificare anomalie ​

Controlla regolarmente queste situazioni:

AnomaliaCome la identifichiCosa fare
Collaboratore che non timbraAssente dalla lista presenze del giornoContattalo e chiedigli di timbrare o inserire le ore
Ore non compilateReport con Ore rimanenti > 0Ricorda al collaboratore di completare il foglio ore
Richieste pendenti da troppo tempoEntry di assenza non bloccate da più di 2 giorniRevisiona e blocca/elimina
Ore su progetto sbagliatoTask rendicontato in modo erratoChiedi al collaboratore di correggere la entry

Report settimanale — La vista d'insieme ​

Disponibile da: piano HR Standard (ore), HR Advanced (+ spese e budget)

A fine settimana (o inizio della successiva), genera la tua vista d'insieme per capire come è andata e prepararti per la prossima.

Come generare il report settimanale del team ​

  1. Apri l'app Foglio ore → Report.
  2. Usa il filtro rapido Settimana scorsa o imposta le date manualmente.
  3. Controlla il report per ciascun collaboratore del tuo team.
  4. Per una vista di progetto, apri l'app Progetti → seleziona il progetto → Report → genera per lo stesso periodo.

Come interpretare i dati ​

  • Distribuzione ore per progetto: se un progetto sta assorbendo più del previsto, valuta se riallocare risorse o segnalare il problema all'Admin o al PM.

  • Disponibilità prossima settimana: controlla il calendario multi-contatto per vedere chi sarà in ferie, in malattia o fuori sede.

  • Carico di lavoro: nell'app Progetti, la sezione Carico di lavoro ti mostra se qualcuno è sovraccarico o sottoutilizzato.

  • Vedere e gestire i carichi di lavoro

  • Visualizzare il carico di lavoro di un progetto

Come esportare per il tuo responsabile ​

Se il tuo responsabile o l'Admin ti chiede un riepilogo:

  1. Dall'app Foglio ore → Report, usa il pulsante Esporta.
  2. Scegli il formato: CSV, Excel o JSON.
  3. Filtra per contatto e intervallo date.
  4. Il file viene inviato via email.

Il passaggio critico: spegnere il vecchio processo ​

Questa sezione non è tecnica, ma è la più importante. Il sistema funziona solo se diventa l'unico canale per ferie, presenze e spese. Se WhatsApp o l'email restano un'alternativa, il team userà sempre quella.

Perché il doppio canale non funziona ​

  • Se un collaboratore può chiedere le ferie "mandando un messaggio al capo", non userà mai l'app.
  • Se il Manager approva a voce ma non blocca la entry nel sistema, il report di fine mese sarà incompleto.
  • Se le spese vengono comunicate via email, l'Admin dovrà inserirle manualmente — perdendo il vantaggio del self-service.

Come comunicare al team ​

Il messaggio deve essere semplice e netto:

"Da oggi le ferie si chiedono solo dall'app. Le spese si inseriscono solo dall'app. I messaggi su WhatsApp o via email non verranno più considerati come richieste valide."

Fallo in un momento specifico (una riunione di team, una comunicazione scritta) e sii coerente nei giorni successivi.

Il tuo ruolo nell'adozione ​

Tu sei il punto di enforcement. Se accetti una richiesta ferie via WhatsApp "solo questa volta", il sistema non verrà mai adottato. Se invece rispondi "Inseriscila dall'app, la approvo in 2 minuti", il team impara in fretta.

Checklist per il Manager:

Riferimenti rapidi ​

Guide collegate ​

Concetti utili ​

Ruoli e permessi ​