Comprendere il profilo dipendente
Il profilo dipendente in RevasOS non è un singolo record — è costruito a partire da dati distribuiti su due app, ciascuna responsabile di un livello diverso di informazioni. Capire cosa si trova dove aiuta gli amministratori a sapere cosa compilare, cosa è facoltativo e cosa attiva quali funzionalità.
Due app, un profilo
Il profilo completo di un dipendente è composto da due livelli:
- Contatti (l'app anagrafica) contiene le informazioni di identità e contatto: nome, email, telefono, dati fiscali, indirizzo e campi personalizzati. È la persona nel sistema.
- Risorse umane (l'app Workforce / Humans) contiene i dati contrattuali: contratti orari, costi e storico allocazioni. È la risorsa nel sistema.
Un contatto può esistere senza una risorsa collegata. Una risorsa ha sempre un contatto collegato.
Punto chiave
Al livello più basilare, un collaboratore ha bisogno solo di un record contatto per iniziare a lavorare in RevasOS. Può timbrare con Timecards, inserire time entry in Timesheets ed essere assegnato a task in Projects — tutto senza una risorsa Workforce.
Cosa abilita il record contatto
Non appena un collaboratore è aggiunto all'organizzazione e ha un record contatto, può:
- timbrare ingresso e uscita con Timecards;
- creare time entry (ore, presenze, assenze) in Timesheets;
- essere assegnato a task in Progetti;
- inserire spese in Rimborsi.
Questo è il setup minimo. Molte organizzazioni possono operare a questo livello per molto tempo prima di aver bisogno del livello Risorse umane.
Cosa attiva la risorsa Workforce
Quando un amministratore crea anche una risorsa umana nell'app Risorse umane e assegna un contratto orario, si attivano funzionalità aggiuntive:
- Bilanci orari — il sistema può confrontare le ore attese (dal contratto) con le ore effettive (dalle time entry) per produrre un bilancio significativo.
- Report orari — i report mensili e per periodo aggiungono le colonne delle ore attese, rendendoli utili per buste paga e conformità.
- Report task — la rendicontazione a livello di task può mostrare tempo stimato vs. effettivo e calcolare ore mancanti o in eccesso.
- Allocazioni — la vista del carico di lavoro in Risorse umane e Progetti può mostrare la capacità di ogni risorsa e come è distribuita.
Tutte queste funzionalità dipendono dal contratto orario perché il sistema deve sapere quanto una risorsa dovrebbe lavorare prima di poter calcolare qualsiasi scostamento.
Quando creare la risorsa
Crea la risorsa Workforce e assegna un contratto orario quando la tua organizzazione ha bisogno di bilanci orari, report, metriche task o viste di allocazione. Se ti basta il tracciamento orari e le timbrature, il record contatto è sufficiente.
Campi obbligatori e facoltativi
Campi contatto (app Contatti)
| Campo | Obbligatorio | Note |
|---|---|---|
| Nome | Sì | Nome e cognome della persona. |
| Sì | Usata per login e notifiche. | |
| Telefono | No | Utile per contatti. |
| Dati fiscali | No | Dipende dalle esigenze dell'organizzazione. |
| Indirizzo | No | Dipende dalle esigenze dell'organizzazione. |
Campi risorsa (app Risorse umane)
| Campo | Obbligatorio | Note |
|---|---|---|
| Contatto collegato | Sì | La risorsa deve essere connessa a un contatto esistente. |
| Contratto orario | Sì (per i report) | Definisce i giorni lavorativi attesi e le ore giornaliere. Senza di esso, i report non hanno valori attesi. |
| Costo | No | Usato per budget e report finanziari in Progetti. |
Come il profilo si collega alle altre app
Il profilo dipendente è il collante tra diverse applicazioni RevasOS:
- Timecards — il contatto è la persona che timbra in un luogo di lavoro. Il luogo viene selezionato e la timbratura è collegata al contatto.
- Timesheets — le time entry sono create dal contatto. Quando esiste una risorsa Workforce con un contratto, i report mostrano bilanci e ore attese.
- Progetti — il contatto è assegnato ai task. Quando esiste una risorsa Workforce, le viste di allocazione mostrano capacità e distribuzione.
- Rimborsi — le note spese sono collegate al contatto.
Contatto vs. collaboratore vs. risorsa
Questi tre termini compaiono in tutto RevasOS:
- Contatto — il record identità della persona nell'app Contatti. Ogni collaboratore ne ha uno.
- Collaboratore — un contatto che è stato aggiunto all'organizzazione e che ha accesso a RevasOS.
- Risorsa umana — una voce nell'app Risorse umane, collegata a un contatto, che contiene i dati contrattuali come orari e costo.
Un collaboratore è sempre un contatto. Una risorsa umana è sempre collegata a un contatto. Ma un contatto non è necessariamente un collaboratore (potrebbe essere un soggetto esterno), e un collaboratore non è necessariamente una risorsa umana (potrebbe non avere ancora un contratto orario).
Risorse attive vs. archiviate
Una risorsa umana in Risorse umane può essere attiva o archiviata:
- Attiva — la risorsa ha un contratto orario corrente o futuro. Compare nelle viste di allocazione, nei report e nelle liste delle risorse attive.
- Archiviata — il contratto orario più recente della risorsa è interamente nel passato. Non compare più nelle viste attive, ma tutti i dati storici (time entry, report, allocazioni) sono conservati.
L'archiviazione avviene in modo naturale: quando un contratto termina e non ne viene creato uno nuovo, la risorsa passa allo stato archiviato. Non esiste un pulsante "archivia" manuale — lo stato è derivato dalle date del contratto.
Conservazione dei dati
Se un collaboratore viene rimosso dal pannello amministrativo dell'organizzazione (la lista utenti di RevasOS), il contatto e i dati della risorsa umana collegata restano nel sistema. Le time entry storiche, i report e le allocazioni sono conservati. La rimozione revoca solo l'accesso — non cancella i dati.