Comprendere i contratti orari
Il contratto orario è il componente fondamentale della gestione delle risorse umane in RevasOS. Definisce quanto una risorsa è attesa lavorare — quali giorni, quante ore al giorno e a quale costo base. Senza di esso, il tracciamento orari funziona comunque, ma report, bilanci e allocazioni non hanno un termine di confronto.
Cosa contiene un contratto orario
Ogni contratto orario specifica:
- Periodo di validità — la data di inizio e (facoltativamente) la data di fine del contratto.
- Schedulazione settimanale — quali giorni della settimana sono lavorativi e quante ore sono attese per ciascun giorno.
- Costo orario base — il costo-per-ora predefinito per questa risorsa durante questo periodo contrattuale.
La schedulazione settimanale è ciò che permette al sistema di calcolare le ore attese per qualsiasi giorno, settimana o mese. Il costo base viene utilizzato nei budget di progetto e nei report finanziari.
Perché i contratti sono versionati
Nel mondo reale, il contratto di un dipendente cambia nel tempo. Può passare da tempo pieno a tempo parziale, modificare la schedulazione settimanale o ricevere una nuova tariffa oraria.
In RevasOS, ciascuna di queste variazioni è rappresentata come un contratto orario separato. Il sistema non sovrascrive quello precedente — li mantiene entrambi, ciascuno con il proprio periodo di validità. Questo significa che:
- i report passati restano accurati, perché fanno riferimento al contratto che era attivo in quel momento;
- le allocazioni non vengono ricalcolate retroattivamente;
- si mantiene una traccia completa di ogni variazione contrattuale.
Principio chiave
RevasOS non riscrive mai lo storico. Quando un contratto cambia, viene creato un nuovo elemento orario con la propria data di inizio. Tutti i dati registrati sotto il contratto precedente restano intatti.
Cosa abilitano i contratti orari
Senza un contratto orario, un collaboratore può comunque timbrare, creare time entry e ricevere assegnazioni di task. Ma il sistema non può confrontare il lavoro effettivo con le aspettative.
Una volta che un contratto è in essere, diventano disponibili le seguenti funzionalità:
| Funzionalità | Senza contratto | Con contratto |
|---|---|---|
| Time entry in Timesheets | Sì | Sì |
| Timbrature con Timecards | Sì | Sì |
| Assegnazione task in Progetti | Sì | Sì |
| Bilancio ore (attese vs. effettive) | No | Sì |
| Report orari mensili/per periodo | Parziale (senza ore attese) | Completo |
| Report task (mancanti/in eccesso) | Parziale | Completo |
| Viste allocazione in Risorse umane | No | Sì |
| Viste allocazione in Progetti | No | Sì |
Come i contratti si collegano alle altre app
Il contratto orario è il ponte tra Risorse umane e il resto della piattaforma:
- Timesheets — legge il contratto per calcolare ore attese, bilanci e metriche dei report. Il bilancio è la differenza tra ore effettive registrate e ore attese dal contratto.
- Timecards — non usa direttamente il contratto, ma le timbrature e le presenze alimentano Timesheets, dove il contratto è necessario per il calcolo dei bilanci.
- Progetti — legge il contratto per conoscere la capacità giornaliera della risorsa. Questo alimenta le viste di allocazione che mostrano quanta capacità è utilizzata, disponibile o in overbooking.
- Correzioni di costo — il costo orario base definito nel contratto può essere temporaneamente sovrascritto per periodi specifici tramite le correzioni di costo.
Contratti attivi vs. scaduti
Un contratto orario può trovarsi in uno di due stati:
- Attivo — la data corrente ricade nel periodo di validità del contratto (oppure non è impostata una data di fine). La risorsa appare nelle liste risorse attive e nelle viste di allocazione.
- Scaduto — la data di fine del contratto è nel passato e non esiste un contratto più recente. La risorsa passa automaticamente allo stato archiviato.
Non esiste un'azione manuale "scadi" o "archivia". Lo stato è derivato interamente dalle date del contratto. Se viene creato un nuovo contratto per la stessa risorsa con data di inizio futura, la risorsa resta attiva.
Più contratti nel tempo
Una singola risorsa può avere molti contratti orari nel corso della sua vita lavorativa. Per esempio:
- Gen 2024 – Giu 2024: Tempo pieno, 40 ore/settimana, €25/ora.
- Lug 2024 – Dic 2024: Tempo parziale, 20 ore/settimana, €25/ora.
- Gen 2025 – in corso: Tempo pieno, 40 ore/settimana, €28/ora.
Ogni contratto è indipendente. I report di gennaio 2024 useranno la schedulazione del primo contratto. I report di agosto 2024 useranno il secondo. Il sistema non li mescola mai.
Buona pratica
Quando il contratto di una risorsa cambia, crea sempre un nuovo elemento orario con la data di inizio corretta. Non modificare quello esistente, altrimenti perderai il record storico.