Configurazione amministratore per Fatture

Se stai attivando l'app Fatture per la tua organizzazione, ci sono alcuni prerequisiti da completare prima. Questa guida è pensata per amministratori operativi che vogliono arrivare rapidamente a una configurazione funzionante.

Cosa impostare per prima cosa

Prima che il team possa registrare fatture, assicurati di aver completato questi passaggi fondamentali:

✓Aggiungere i collaboratori allo spazio dell'organizzazione.✓Censire i contatti (clienti e fornitori) nell'app Contatti.✓Assegnare ruoli e permessi per l'app Fatture.✓Creare i progetti con linee di budget (se vuoi riconciliare fatture e commesse).

Aggiungere i collaboratori allo spazio

Il primo passo è fare in modo che le persone che useranno l'app Fatture esistano nell'organizzazione come collaboratori.

Senza collaboratori non c'è nessuno a cui assegnare i permessi di registrazione e consultazione delle fatture.

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Censire i contatti nel CRM

L'app Fatture utilizza l'anagrafica dell'app Contatti per intestare le fatture. Prima di registrare qualsiasi documento fiscale, assicurati che clienti e fornitori siano presenti nel CRM.

Per ogni contatto verifica che siano compilati almeno:

ragione sociale o nome;
partita IVA / codice fiscale (per i soggetti italiani);
indirizzo.

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Aggiungere un contatto

Assegnare ruoli e permessi

L'accesso all'app Fatture dipende da ruoli e policy. Gli utenti hanno bisogno dei permessi corretti per creare fatture, visualizzarle ed esportarle.

Puoi assegnare i permessi direttamente al singolo collaboratore, ma la best practice è assegnare i ruoli al team quando possibile.

Best practice

Se più collaboratori devono avere lo stesso accesso all'app Fatture, assegna i permessi a livello di team invece di configurare ciascun collaboratore singolarmente.

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Creare i progetti con linee di budget (opzionale)

Se vuoi che le fatture registrate alimentino il financial report dei tuoi progetti, devi prima preparare la struttura di progetto con le linee di budget.

Quando una fattura viene riconciliata con una linea di budget:

le fatture di acquisto popolano la colonna Costi attuali del report;
le fatture di vendita popolano la colonna Ricavi attuali del report.

Senza progetti e linee di budget, le fatture restano comunque registrate nel sistema, ma non confluiscono nel report finanziario delle commesse.

Nota

Questo passaggio è necessario solo se la tua organizzazione utilizza anche il modulo Progetti. Se usi l'app Fatture in modo indipendente, puoi saltarlo.

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