Configurare un progetto con budget
Questa guida accompagna passo dopo passo la creazione di un progetto completo in RevasOS: dalla definizione della commessa al budget con stime di costo e ricavo, fino all'assegnazione delle risorse e alla verifica del workload.
Lo scenario di riferimento è quello di un'azienda di consulenza che deve gestire un progetto per un cliente, con un team di collaboratori, costi interni (ore lavorate) e costi esterni (fornitori).
Prima di cominciare:
Per seguire questa guida è necessario:
- Avere un'organizzazione in RevasOS con i permessi di gestione progetti. Consulta ruoli e permessi.
- Avere l'app Progetti installata dal RevasOS Store.
- Avere almeno un contatto (cliente) già censito nell'app Contatti.
1. Creare il progetto
- Apri l'app Progetti nel tuo ambiente RevasOS.
- Clicca su + Nuovo progetto.
- Compila i campi principali:
- Nome — Il nome della commessa (es. "Sito web Acme S.r.l.").
- Cliente — Seleziona l'organizzazione cliente dall'anagrafica contatti.
- Data inizio e Data fine prevista.
- Stato — Lascia su Planning per la fase di configurazione.
- Clicca Salva.
Il progetto è ora visibile nella dashboard Tutti i progetti.
2. Definire le milestone
Le milestone rappresentano le fasi macro del progetto. Servono a segmentare il lavoro in obiettivi misurabili.
- Apri il progetto appena creato.
- Nel menu laterale sinistro seleziona Milestone.
- Clicca su + Nuova milestone.
- Inserisci nome, data inizio e data fine.
- Ripeti per ogni fase del progetto.
Esempio:
Per un progetto di consulenza web potresti creare tre milestone:
- Analisi e wireframe (settimana 1–2)
- Sviluppo (settimana 3–6)
- Test e rilascio (settimana 7–8)
3. Creare le task
Le task sono le attività operative che il team dovrà svolgere. Ogni task può essere associata a una milestone oppure agganciata direttamente al progetto.
- Nel progetto, seleziona Task dal menu laterale.
- Clicca su + Nuova task.
- Compila i campi:
- Nome — Descrizione breve dell'attività.
- Assegnatario — Seleziona un contatto dal team.
- Milestone — Associa la task a una milestone (opzionale).
- Data inizio, Data fine, Ore stimate — Necessari perché la task venga inclusa nel report.
- Clicca Salva.
Ripeti per tutte le attività del progetto.
Nota:
Le task esistono come entità autonome. Associarle a un progetto le fa confluire nel report finanziario. Per approfondire, consulta Struttura di un progetto.
4. Attivare il budget e creare le expense estimates
Il budget è il cuore del financial report. Senza budget, le colonne "Pianificato" del report resteranno vuote.
Attivare il budgeting
- Nel progetto, seleziona Linee di budget dal menu laterale.
- Clicca su Attiva il budget del progetto.
Il sistema crea automaticamente una linea di budget Spese generali. Per un monitoraggio più granulare, è consigliabile eliminarla e creare linee di budget specifiche.
Creare le linee di budget
- Clicca su + Nuova linea di budget.
- Inserisci titolo, descrizione e arco temporale.
- Inserisci il costo pianificato e il prezzo pianificato (ricavo).
- Clicca Salva.
Crea una linea di budget per ogni tipologia di costo/ricavo del progetto (es. "Analisi", "Sviluppo front-end", "Hosting fornitore").
Suggerimento:
Per approfondire il funzionamento delle linee di budget, consulta Comprendere le linee di budget.
5. Assegnare le risorse al progetto
L'assegnazione delle risorse permette a RevasOS di calcolare il workload e la capacità produttiva del team.
Assegnare i contatti come risorse
Ogni persona coinvolta nel progetto deve essere aggiunta come risorsa. Le risorse si selezionano dall'anagrafica Contatti al momento della creazione delle task (campo Assegnatario).
Abilitare il calcolo delle allocazioni (opzionale)
Per vedere il workload completo con le allocazioni (ore disponibili vs ore assegnate), le risorse devono essere presenti anche nel modulo Risorse umane (workforce management) con un orario di lavoro configurato.
- Apri l'app Risorse umane.
- Verifica che ogni risorsa assegnata al progetto abbia un profilo con i dati contrattuali.
- Assicurati che a ciascuna risorsa sia associato un Orario di lavoro (work schedule).
Nota:
L'orario di lavoro determina le ore disponibili settimanali di ogni risorsa. Senza questa informazione, la vista workload non può calcolare il sovraccarico o la disponibilità residua.
6. Verificare il workload
Con le task assegnate e le risorse configurate, puoi verificare il carico di lavoro del team.
- Nel progetto, seleziona Workload dal menu laterale.
- Il sistema mostra un diagramma di Gantt con codifica colore:
- Verde — La risorsa è entro la capacità disponibile.
- Rosso — La risorsa è in sovraccarico.
- Grigio — Nessuna allocazione nel periodo.
- Cambia la scala temporale (settimana, mese, anno) per un'analisi più ampia.
Se emergono sovraccarichi, ridistribuisci le task tra le risorse o sposta le date delle milestone.
7. Attivare il self-service per il team
Per consentire ai collaboratori di rendicontare le ore in autonomia, è necessario aggiungerli come collaboratori dello spazio dell'organizzazione.
- Apri l'app Organizzazioni.
- Seleziona la tua organizzazione.
- Nella sezione Collaboratori aggiungi le persone del team.
- Assegna i permessi appropriati tramite il modulo IAM (ruoli e policy).
Una volta abilitati, i collaboratori potranno:
- Registrare le ore sui fogli ore (timesheet) direttamente da web o dall'app mobile.
- Aggiornare lo stato delle task assegnate.
- Visualizzare i propri task e le relative scadenze.
App mobile:
L'app mobile RevasOS (iOS e Android) consente ai collaboratori di registrare le ore sulle task di progetto in pochi secondi, direttamente dal cantiere, dall'ufficio del cliente o in trasferta. È lo strumento ideale per la rendicontazione rapida sul campo.
8. Generare il primo report
Con il progetto strutturato e il budget configurato, puoi generare il financial report per verificare che tutto sia collegato correttamente.
- Nel progetto, seleziona Report dal menu laterale.
- Imposta i parametri: Basato su (per task o per risorsa), Filtrato per (settimana, mese) e l'Arco temporale.
- Clicca su Genera report.
La colonna Pianificato si popola con i dati delle linee di budget e delle allocazioni task. Le colonne Attuale si popoleranno man mano che il team registra ore e fatture vengono riconciliate.
Per approfondire la lettura del report, consulta Il financial report.
Riepilogo del flusso
Creare il progetto
└── Definire le milestone
└── Creare le task (con assegnatari, date, ore stimate)
└── Attivare il budget
└── Creare le linee di budget (costi e ricavi pianificati)
└── Verificare il workload
└── Abilitare il team al self-service
└── Generare il primo report