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Agency e studi tecnici — Ogni ora non tracciata è margine perso ​

La tua web agency ha 15 persone su 8 progetti. I designer e gli sviluppatori segnano le ore a fine settimana — o a fine mese — ricostruendo a memoria. Il risultato: il 15–20% delle ore effettive non viene mai registrato. Su un team da 15 persone a €50/ora, sono €6.000–8.000 al mese di fatturato invisibile.

Il problema non è la pigrizia del team. È che segnare le ore è percepito come una seccatura, perché gli strumenti usati finora lo rendono tale. Con RevasOS HR il tracciamento diventa un'azione da meno di un minuto — dall'app, a fine giornata — e i dati alimentano direttamente i report per progetto, per persona e per periodo.

Questa guida è pensata per il titolare o l'amministratore di un'agenzia, di uno studio tecnico o di una "time factory" (10–50 persone) che vuole rendere visibili le ore del team, allocare le spese per commessa e avere report affidabili per la fatturazione e il controllo di gestione.

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Setup per l'agenzia

Anagrafica team, struttura commesse e categorie spese: cosa configurare prima di partire.

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Il flusso quotidiano

Come il team segna le ore per progetto in meno di un minuto, ogni giorno.

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Spese di commessa

Trasferte, licenze, materiali: come registrare i costi vivi e associarli alla commessa.

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📊

Report per il management

Ore per progetto, ore per persona, progetti vampiro: i dati per decidere.

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Setup per l'agenzia — Cosa configurare ​

Prima di chiedere al team di segnare le ore, serve preparare la struttura: i collaboratori con i ruoli corretti, i progetti/commesse nel sistema e le categorie spese. In un'agenzia da 15 persone, il setup si completa in un paio d'ore.

Anagrafica team con ruoli ​

Ogni membro del team deve essere presente nell'organizzazione RevasOS con le informazioni base e il ruolo assegnato. Il ruolo non è solo un'etichetta: serve per filtrare i report e per capire come il team distribuisce il tempo.

  1. Apri l'app Contatti in RevasOS.
  2. Verifica che ogni collaboratore sia presente e abbia il ruolo corretto (designer, developer, PM, account, copywriter…).
  3. Se il costo orario è rilevante per i report, configuralo nell'app Risorse umane a livello di collaboratore.

Struttura progetti e commesse ​

In un'agenzia, ogni commessa cliente diventa un progetto in RevasOS. Sotto ogni progetto puoi creare task per le fasi di lavoro (concept, design, sviluppo, revisioni, delivery).

La convenzione di naming più pratica:

TipoEsempio di nome
Progetto a corpo"Rebranding — NomeCliente"
Retainer mensile"Retainer Social — NomeCliente — 2026"
Progetto interno"Sito web interno — Aggiornamento Q1"

Per ogni progetto, crea i task principali e assegnali alle risorse. Questo permette al team di segnare le ore per task specifico — non solo per progetto generico.

  1. Apri l'app Foglio ore e presenze.
  2. Nella sezione Rendic. task veloce vedrai i task assegnati a ciascun collaboratore.
  3. Per creare nuovi task, usa l'app Task → Nuovo compito, associandolo al progetto.

Categorie spese per l'agenzia ​

Le spese di un'agenzia rientrano in categorie ricorrenti. Definirle in anticipo velocizza l'inserimento da parte del team:

  • Trasferta cliente — trasporti, pedaggi, parcheggio
  • Vitto — pranzi e cene in trasferta
  • Licenze software — strumenti di progettazione, hosting, tool di sviluppo
  • Materiali — stampe, campioni, prototipi
  • Outsourcing — collaboratori esterni, fotografi, traduttori

Le categorie si configurano nell'app Rimborsi nelle impostazioni dell'organizzazione.

Il flusso quotidiano — Come il team segna le ore ​

La regola è semplice: segna oggi, non venerdì. Le ore ricostruite a memoria a fine settimana sono imprecise per definizione — in media si perde il 15–20% delle ore effettive. Segnare a fine giornata richiede meno di un minuto e produce dati affidabili.

Il designer che lavora su 3 progetti nel giorno ​

Un designer tipico salta tra più commesse nella stessa giornata. Il flusso:

  1. Apre l'app Foglio ore a fine giornata (da mobile o desktop).
  2. Nella vista Rendic. task veloce vede i task assegnati, organizzati per giorno.
  3. Inserisce le ore accanto a ciascun task: 3 ore su "Visual identity — ClienteA", 2 ore su "Social kit — ClienteB", 2 ore su "Mockup sito — ClienteC".
  4. Tocca Salva.

Tempo totale: meno di un minuto. Le ore sono immediatamente visibili nei report per progetto.

Il developer in focus su un progetto ​

Chi lavora tutto il giorno su un unico progetto ha un flusso ancora più semplice:

  1. Apre il Foglio ore → Nuova presenza.
  2. Inserisce ora di inizio, ora di fine, e collega il task.
  3. Salva.

Se le timbrature sono attive, la presenza viene creata automaticamente dalla timbratura — basta collegare il task.

Il PM che divide il tempo tra coordinamento e produzione ​

Il PM raramente lavora su un solo progetto. Il modo più pratico è usare la rendicontazione rapida per task: tutti i task assegnati compaiono in una griglia settimanale, e il PM inserisce le ore con un'interazione minima.

Come funziona la separazione su più task ​

Se hai registrato un blocco di 8 ore ma hai lavorato su 3 task diversi:

  1. Apri la entry da separare.
  2. Scegli Separa.
  3. Cerca i task e distribuisci le ore.
  4. Verifica che il totale corrisponda alla durata dell'entry.
  5. Salva.

Spese di commessa — Trasferte e costi vivi ​

In un'agenzia le spese non sono marginali: trasferte dal cliente, pranzi di lavoro, licenze software, outsourcing a freelance. La chiave è associare ogni spesa alla commessa giusta, così i report per progetto includono anche i costi vivi — non solo le ore.

Come inserisce la spesa il collaboratore ​

Il commerciale che torna dalla trasferta, il PM che paga il pranzo col cliente, il developer che rinnova una licenza:

  1. Apre l'app Rimborsi dallo smartphone.
  2. Nella sezione Le mie spese, tocca + → Spese.
  3. Compila: importo, data, categoria (trasferta, vitto, licenza…), descrizione (es. "Pranzo con ClienteX — Milano").
  4. Nel campo Linea di budget, seleziona la commessa a cui associare la spesa.
  5. Tocca Salva.

Tempo medio: circa 30 secondi. L'inserimento è manuale — non è disponibile la scansione automatica degli scontrini.

La nota spese e l'approvazione ​

A fine periodo (settimana o mese), il collaboratore raggruppa le spese in una nota spese e la invia per approvazione:

  1. Nell'app Rimborsi, tocca Nuova nota spese.
  2. Seleziona le spese da includere.
  3. Invia la nota spese.

Tu come admin o responsabile ricevi la nota nella sezione Tutte le note spese:

  1. Apri la nota.
  2. Verifica l'elenco (importi, categorie, date, commesse collegate).
  3. Clicca Approva o Rifiuta se ci sono errori.

Dopo l'approvazione, RevasOS genera automaticamente la fattura e autorizza il rimborso.

Report per il management — Dove vanno le ore ​

Dopo qualche settimana di tracciamento, i dati iniziano a restituire una fotografia chiara dell'agenzia. I report rispondono alle domande fondamentali: quanto tempo assorbe ogni commessa? Come distribuisce il tempo il team? Quali progetti stanno consumando più del previsto?

Report ore per progetto ​

Il report per progetto mostra quanto tempo ha assorbito ogni commessa in un periodo. Permette di confrontare le ore effettive con le ore stimate (se hai inserito le stime nei task) e di individuare le commesse fuori controllo.

  1. Apri l'app Foglio ore e presenze.
  2. Vai su Report → Visualizza il report mensile.
  3. Filtra per progetto per vedere il dato aggregato su una singola commessa.

Report ore per persona ​

Il report per persona mostra come ogni collaboratore distribuisce il tempo tra le commesse. È utile per capire se il designer senior passa il 40% del tempo su lavoro amministrativo, o se un developer è sovraccaricato su troppe commesse in parallelo.

  1. Nella stessa sezione Report, filtra per contatto.
  2. Confronta le ore per progetto di quella persona.

Identificare i progetti "vampiro" ​

Un progetto vampiro è una commessa che assorbe sistematicamente più ore del previsto — spesso senza che nessuno se ne accorga. Il report ore per progetto li rende visibili:

  • Confronta le ore effettive con il budget ore della commessa.
  • Se il rapporto supera il 120%, il progetto merita un'analisi: il brief era sottodimensionato? Il cliente chiede troppe revisioni? Il team ha competenze insufficienti su quel tipo di lavoro?

Export per la fatturazione al cliente ​

Se la fatturazione è basata su ore (time & material), puoi esportare i dati direttamente dal Foglio ore:

  1. Vai su I miei orari → Altro → Export degli orari.
  2. Filtra per progetto e intervallo date.
  3. Scegli il formato: CSV, Excel o JSON.
  4. Conferma. Il file viene inviato via email.

L'export include per ogni entry: collaboratore, data, durata, task, progetto, descrizione. Allegalo alla fattura o usalo per generare il dettaglio ore per il cliente.

Il prossimo passo — Dal tracciamento ore al controllo margini ​

Ora sai quante ore il team dedica a ogni commessa. Sai dove vanno i costi vivi. Hai un export per fatturare al cliente.

La domanda successiva viene naturale: stai guadagnando o perdendo su quella commessa?

Rispondere richiede un passo in più: collegare le ore tracciate a un budget di progetto con costi orari, costi esterni e ricavi per milestone. È esattamente quello che fa la Suite Professional di RevasOS — e la buona notizia è che non serve migrare nulla.

Cosa aggiunge la Suite Professional ​

FunzioneCosa risolve
Budget di progetto con costi realiSai quanto costa ogni commessa in tempo reale, non a consuntivo
Financial Report liveMargine residuo aggiornato ogni volta che il team segna le ore
Fatturazione collegata al progettoEmetti fatture dalle milestone di pagamento, con i dati già pronti
Workload del teamVedi il carico reale per persona e per settimana, non solo le ore passate

Come si attiva ​

La stessa piattaforma, gli stessi dati, gli stessi collaboratori. Attivando la Suite Professional, i dati delle ore che il team ha già tracciato vengono automaticamente associati ai budget di progetto. Nessuna migrazione, nessun reset.

Per approfondire il flusso completo di un progetto di agenzia sulla Suite:

Checklist settimanale per l'admin ​

Dopo il lancio, una routine settimanale di pochi minuti tiene il sistema affidabile:

Riferimenti rapidi ​

Guide collegate ​

Concetti utili ​

Ruoli e permessi ​

Casi d'uso collegati ​