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Team distribuiti sul territorio — Presenze certificate senza tornelli ​

Molte organizzazioni che operano con team distribuiti — cooperative, aziende di servizi, facility management, imprese edili — gestiscono ancora le presenze con fogli firma cartacei. A fine mese l'ufficio amministrativo ricostruisce i dati dai fogli (quando li trova), li trascrive in un file e li invia al Consulente del Lavoro. Alcuni fogli sono illeggibili, altri sono andati persi, altri ancora presentano firme incoerenti.

Con RevasOS questo processo viene sostituito da un sistema digitale basato su tag NFC o QR Code e sullo smartphone personale dell'operatore. Il risultato: presenze certificate in tempo reale, da qualsiasi sede o cantiere, con dati esportabili direttamente.

Questa guida è rivolta al responsabile operativo o all'amministratore che deve configurare e avviare il sistema per un'organizzazione con più sedi e personale sul territorio.

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Timbratura sul campo

Tag NFC o QR code: i vostri operatori timbrano in 3 secondi da qualsiasi sede o cantiere.

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Dashboard in tempo reale

Vedete chi è presente in ogni sede, chi manca e dove intervenire.

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Spese di trasferta

Il tecnico inserisce la spesa dall'app in 30 secondi, voi approvate con un tap.

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Export per il Consulente del Lavoro

Esportate presenze certificate in CSV o Excel, pronte per elaborazioni esterne.

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Nota sui piani

Le timbrature e la dashboard presenze sono disponibili dal piano HR Essential. Le funzioni di gestione spese e ferie richiedono i piani HR Standard o HR Advanced. Ogni sezione indica il piano minimo richiesto.

Setup per il team sul campo — Cosa preparare ​

Prima di avviare il sistema con il team, è necessario completare una fase di preparazione. Lo scopo è arrivare al primo giorno di utilizzo con tutto predisposto, in modo che gli operatori debbano fare una sola cosa: avvicinare il telefono al tag.

Creare le sedi di lavoro ​

Per ogni sede o cantiere dove il team opera, create una sede di lavoro nell'app Timbrature. La sede è il punto a cui vengono associate le timbrature.

  1. Aprite l'app Timbrature in RevasOS.
  2. Andate nelle Impostazioni → Sedi di lavoro.
  3. Create una sede per ogni punto operativo, inserendo nome e indirizzo.
  4. Attivate i servizi di certificazione desiderati (NFC, QR code, GPS).

Posizionare i tag NFC ​

Posizionate un tag NFC in un punto visibile e accessibile di ogni sede: l'ingresso principale, lo spogliatoio o il punto di raccolta del cantiere. Il tag deve essere fisso e non spostabile facilmente.

TIP

Se un cantiere è temporaneo (ad esempio un cantiere edile con durata di 3 mesi), usate un tag mobile fissato con nastro o adesivo. Quando il cantiere chiude, potete spostare il tag alla sede successiva.

Configurare la timbratura senza login ​

Molti operatori sul campo non hanno un'email aziendale o non utilizzano credenziali Google/Microsoft. Per questi casi, RevasOS offre la timbratura senza login: un'app dedicata che si attiva con un codice dispositivo, senza necessità di account.

  1. Inviate a ciascun operatore il link per scaricare l'app nativa di timbratura (disponibile su App Store e Google Play).
  2. L'operatore apre l'app e trova un codice identificativo del dispositivo.
  3. L'operatore vi invia il codice (via messaggio, email o di persona).
  4. Voi accedete all'app Contatti, cercate il collaboratore, cliccate Operazioni → Abilita dispositivo per timbrare, e inserite il codice.
  5. Comunicate al collaboratore che il dispositivo è attivo.

Attenzione:

La configurazione è legata al singolo dispositivo. Se l'operatore cambia telefono o reinstalla l'app, la procedura va ripetuta.

Verificare gli smartphone del team ​

Non tutti gli smartphone supportano NFC. Prima dell'avvio, verificate la compatibilità dei dispositivi del team:

SituazioneSoluzione
Lo smartphone ha NFCTimbratura con tag NFC (metodo principale)
Lo smartphone non ha NFCTimbratura con QR code (alternativa equivalente)
L'operatore non ha uno smartphoneValutate un dispositivo aziendale condiviso per la sede

Il QR code offre lo stesso livello di certificazione del tag NFC: è una valida alternativa, non un ripiego.

Il primo giorno — Comunicare il cambiamento al team ​

Il momento più critico non è tecnico: è la comunicazione. Se il team non capisce perché il foglio firma viene sostituito, l'adozione sarà difficile.

Come comunicare il cambiamento ​

Scegliete un momento strutturato — una riunione di squadra, un messaggio scritto distribuito a tutti — e comunicate con chiarezza:

"Da lunedì prossimo il foglio firma non si usa più. Le presenze si registrano con il telefono, avvicinandolo al tag in sede. Il procedimento richiede 3 secondi. Se avete bisogno di aiuto il primo giorno, il responsabile operativo sarà presente in sede per assistervi."

Gestire le obiezioni più comuni ​

ObiezioneRisposta
"Non ho lo smartphone"Il QR code funziona con qualsiasi telefono dotato di fotocamera. In alternativa, possiamo fornire un dispositivo condiviso per la sede.
"Non voglio usare il mio telefono per il lavoro"L'app di timbratura non installa nulla di invasivo e non traccia la posizione al di fuori del momento della timbratura. I dati GPS (se attivati) vengono acquisiti solo nell'istante in cui si timbra.
"Il foglio firma ha sempre funzionato"Il foglio firma non produce dati certificati per l'Ispettorato del Lavoro. Con il nuovo sistema, le presenze sono certificate, esportabili e non modificabili retroattivamente.
"E se non c'è connessione in cantiere?"La timbratura richiede una connessione internet al momento della registrazione. Se il cantiere non ha copertura, è possibile timbrare appena si raggiunge una zona con connessione.

Nota:

Tutti i metodi di certificazione delle timbrature richiedono l'accesso a internet da parte dell'utente al momento della timbratura.

Timbratura sul campo — Il flusso quotidiano ​

Disponibile da: piano HR Essential

Una volta completato il setup, il flusso quotidiano per l'operatore è estremamente semplice.

Arrivo in sede o cantiere ​

  1. L'operatore apre l'app Timbrature sul proprio smartphone (o l'app nativa se usa la timbratura senza login).
  2. Avvicina il telefono al tag NFC posizionato in sede. Il sistema riconosce automaticamente la direzione (entrata).
  3. Vede la schermata di conferma con stato, orario, sede e certificazioni attive.

Se la sede utilizza un QR code anziché un tag NFC:

  1. L'operatore apre l'app e tocca Timbra entrata con il QR code.
  2. Inquadra il QR code con la fotocamera.
  3. Conferma la timbratura.

Uscita dalla sede ​

La procedura è identica: l'operatore avvicina nuovamente il telefono al tag NFC (o scansiona il QR code). Il sistema rileva che si tratta di un'uscita.

In fase di uscita, l'app può chiedere di indicare la durata della pausa (orario di inizio e fine). Se l'operatore non ha fatto pause, può selezionare "Non ho fatto pause".

Cosa succede dopo la timbratura ​

Ogni timbratura produce un record certificato che include:

  • Direzione (entrata / uscita).
  • Orario esatto.
  • Sede di lavoro (precompilata dal tag NFC o dal QR code — non modificabile).
  • Stato delle certificazioni (NFC, GPS, firma digitale) in verde o in rosso.

I dati sono immediatamente visibili nella dashboard del responsabile operativo.

La dashboard in tempo reale ​

Disponibile da: piano HR Essential

Come responsabile operativo, il vostro strumento principale è la dashboard presenze. Da qui vedete in tempo reale la situazione di tutto il team.

Chi è presente in ogni sede ​

  1. Aprite l'app Foglio ore e presenze.
  2. Andate alla vista Calendario e attivate la vista multi-contatto.
  3. Aggiungete i collaboratori del vostro team.
  4. Controllate chi ha registrato una timbratura oggi e chi no.

In alternativa, aprite la vista I miei orari e usate il filtro Contatto per cercare un collaboratore specifico.

Verificare le anomalie ​

Controllate quotidianamente queste situazioni:

AnomaliaCome la identificateAzione
Operatore che non ha timbratoAssente dalla lista presenze del giornoContattatelo per verificare
Timbratura di ingresso senza uscitaEntry con solo il timbro di entrataVerificate se ha dimenticato di timbrare l'uscita
Timbratura in sede diversa da quella assegnataSede di lavoro diversa dall'attesaVerificate se c'è stato uno spostamento non comunicato
Certificazione mancante (GPS rosso)L'icona GPS è rossa nella timbraturaLo smartphone non aveva il GPS attivo in quel momento

Filtrare per sede o cantiere ​

Nell'app Foglio ore, usate i filtri per restringere la vista a una sede specifica. Selezionate un collaboratore alla volta oppure usate la vista calendario multi-contatto per confrontare visivamente le presenze sulla stessa settimana.

Spese di trasferta per il team sul campo ​

Disponibile da: piano HR Advanced

I tecnici e gli operatori che lavorano in trasferta sostengono frequentemente spese per conto dell'azienda: pedaggi, pranzi, materiali, carburante. Con RevasOS, la registrazione avviene direttamente dall'app mobile.

Come inserisce la spesa l'operatore ​

  1. Apre l'app Rimborsi dal proprio smartphone.
  2. Nella sezione Le mie spese, tocca + → Spese.
  3. Compila: importo, data, descrizione (es. "Pranzo cantiere Bolzano").
  4. (Opzionale) Collega la spesa a una linea di budget o a una commessa.
  5. Tocca Salva.

Tempo medio di inserimento: circa 30 secondi. L'inserimento è manuale — non è disponibile la scansione automatica degli scontrini.

Allocazione della spesa alla commessa ​

Se la vostra organizzazione utilizza i budget collegati ai progetti, l'operatore può associare ogni spesa alla commessa o al cantiere corrispondente. In questo modo le spese vengono automaticamente attribuite al progetto corretto nei report.

Approvazione del responsabile ​

Quando l'operatore ha raccolto tutte le spese del periodo, crea una nota spese e la invia. Voi la trovate nella sezione Tutte le note spese dell'app Rimborsi:

  1. Aprite la nota spese.
  2. Controllate l'elenco delle spese incluse (importo, categoria, data, progetto).
  3. Cliccate Approva per autorizzare il rimborso, oppure Rifiuta se ci sono errori.

Dopo l'approvazione, RevasOS genera automaticamente la fattura e autorizza il rimborso.

Export per il Consulente del Lavoro e per gli enti ​

Disponibile da: piano HR Essential

A fine mese (o a fine periodo), dovete esportare i dati delle presenze per il Consulente del Lavoro, per la rendicontazione verso gli enti o per i clienti.

Esportare le presenze ​

  1. Aprite l'app Foglio ore e presenze.
  2. Andate su I miei orari → Altro → Export degli orari.
  3. Scegliete il formato: CSV, Excel o JSON.
  4. Impostate i filtri: intervallo date e contatto (per esportare tutti i collaboratori, assicuratevi di avere il ruolo di manager).
  5. Confermate. Il file viene inviato via email.

L'export include per ogni entry: collaboratore, data, ora di inizio, ora di fine, durata, sede di lavoro, tipo (presenza/assenza), task e progetto collegati.

Dati per la rendicontazione verso enti e clienti ​

I dati esportati da RevasOS sono certificati e non modificabili retroattivamente. Questo li rende idonei per:

  • Consulente del Lavoro: l'export in Excel o CSV contiene tutti i campi necessari per la compilazione del LUL (Libro Unico del Lavoro).

  • Rendicontazione PNRR: le presenze certificate con GPS e NFC producono record verificabili con data, ora e posizione.

  • Ispettorato del Lavoro: le timbrature certificate costituiscono documentazione opponibile in caso di verifica.

  • Clienti della Pubblica Amministrazione: i dati esportati dimostrano la presenza effettiva del personale nelle sedi convenzionate.

  • Esportare gli orari (time entries)

  • Timbrature certificate

Multi-sede — Gestione di più cantieri o punti operativi ​

Molte organizzazioni non operano su una sede fissa, ma su più cantieri o punti operativi che cambiano nel tempo. RevasOS è progettato per gestire questo scenario.

Aggiungere una nuova sede o cantiere ​

Quando si apre un nuovo cantiere:

  1. Aprite l'app Timbrature → Impostazioni → Sedi di lavoro.
  2. Create una nuova sede con nome (es. "Cantiere Via Roma — Bolzano") e indirizzo.
  3. Attivate le certificazioni desiderate.
  4. Posizionate un tag NFC o un QR code stampato nella nuova sede.

Il tag è operativo immediatamente: gli operatori possono timbrare sulla nuova sede dal giorno stesso.

Spostare un tag NFC quando il cantiere chiude ​

Quando un cantiere termina:

  1. Rimuovete fisicamente il tag dalla sede.
  2. Nell'app Timbrature, potete disattivare la sede o lasciarla nello storico per i report.
  3. Per il nuovo cantiere, create una nuova sede e riposizionate il tag.

Nota:

Il tag NFC è fisicamente riutilizzabile — il suo contenuto identifica la sede nell'organizzazione. Se spostate un tag senza aggiornare la configurazione, le timbrature continueranno a riferirsi alla sede originale.

Operatori che lavorano su più sedi nella stessa giornata ​

Se un operatore lavora la mattina al cantiere A e il pomeriggio al cantiere B:

  1. Timbra entrata al cantiere A.
  2. Timbra uscita al cantiere A quando si sposta.
  3. Timbra entrata al cantiere B.
  4. Timbra uscita al cantiere B a fine giornata.

Il sistema produce due timbrature separate, ciascuna collegata alla rispettiva sede. Nella vista calendario del responsabile, entrambe le presenze sono visibili nella stessa giornata.

Checklist per il lancio ​

Prima di avviare il sistema, verificate di avere completato tutti i passaggi:

Riferimenti rapidi ​

Guide collegate ​

Concetti utili ​

Ruoli e permessi ​