Payroll e amministrazione — Dati pronti per chi li deve usare
Il responsabile payroll è il ponte tra il sistema e il mondo esterno: il Consulente del Lavoro, il commercialista, gli enti previdenziali. Se i dati non sono nel formato corretto, se mancano presenze o se i saldi ferie non tornano, il problema ricade su chi deve produrre gli export — e la pressione per tornare ai fogli di calcolo diventa forte.
Con RevasOS i dati di presenze, ore, ferie e spese vengono raccolti durante il mese dal team e dai responsabili. Il vostro compito è verificarne la completezza, esportarli nel formato giusto e inviarli a chi li deve utilizzare. Questa guida vi accompagna in tutto il processo.
Raccomandazione importante:
Prima di rendere definitivo il flusso, validate il primo export insieme al Consulente del Lavoro. Ogni CdL ha le proprie preferenze su formato, raggruppamento e ordine dei campi. Un test iniziale di 15 minuti evita mesi di aggiustamenti.
Export presenze
Presenze per dipendente, per periodo e per sede: il file per il Consulente del Lavoro.
Vai alla sezioneExport ore e ferie
Fogli ore, saldi ferie e permessi: i dati per la busta paga.
Vai alla sezioneExport note spese
Spese approvate per periodo, in formato pronto per l'amministrazione.
Vai alla sezioneRoutine mensile
Il calendario degli export: quando verificare, quando esportare, quando inviare.
Vai alla sezioneExport presenze per il Consulente del Lavoro
Le presenze — timbrature di entrata e uscita, con sede, orario e certificazioni — sono il dato principale che il Consulente del Lavoro riceve ogni mese per elaborare le buste paga e compilare il LUL (Libro Unico del Lavoro).
Quali dati contiene l'export
L'export delle presenze da RevasOS include per ogni record:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Collaboratore | Nome e cognome |
| Data | Giorno della presenza |
| Ora di inizio | Orario di entrata registrato |
| Ora di fine | Orario di uscita registrato |
| Durata | Ore totali della presenza |
| Sede di lavoro | La sede o il cantiere dove è stata registrata la timbratura |
| Tipo | Presenza o assenza |
| Task / Progetto | Se collegati |
Come esportare
- Aprite l'app Foglio ore e presenze.
- Andate su I miei orari → Altro → Export degli orari.
- Scegliete il formato: CSV, Excel o JSON.
- Impostate i filtri:
- Intervallo date: il periodo di competenza (quindicina o mese).
- Contatto: lasciate vuoto per esportare tutti i collaboratori, oppure selezionate un nome specifico.
- Confermate. Il file viene inviato via email.
Nota:
Per esportare i dati di tutti i collaboratori è necessario avere un ruolo con permessi di gestione (tipicamente manager o admin). Se vedete solo i vostri dati, contattate l'Admin per la verifica dei permessi.
Verificare la completezza prima di inviare
Prima di inviare il file al CdL, controllate che non ci siano lacune:
| Problema | Come identificarlo | Azione |
|---|---|---|
| Collaboratore senza timbrature | Assente dall'export nel periodo | Verificate se era in ferie, in malattia o se ha dimenticato di timbrare |
| Giornata con solo entrata (senza uscita) | Record con ora di fine mancante | Contattate il collaboratore per aggiungere l'uscita |
| Sede inattesa | Il campo "Sede di lavoro" non corrisponde al cantiere assegnato | Verificate se c'è stato uno spostamento non comunicato |
Export ore e ferie
Oltre alle presenze grezze, il CdL e il commercialista hanno spesso bisogno di dati aggregati: le ore effettive lavorate per collaboratore, il saldo ferie aggiornato e le assenze per tipo (ferie, malattia, permesso retribuito, ecc.).
Report fogli ore per dipendente e periodo
Il report mensile del Foglio ore raggruppa i dati per collaboratore e mostra:
- Ore effettive lavorate nel periodo.
- Ore di assenza suddivise per tipo.
- Totale ore rispetto alle ore contrattuali.
Per generarlo:
- Aprite l'app Foglio ore e presenze.
- Andate su Report → Visualizza il report mensile.
- Selezionate il periodo e il collaboratore (o lasciate vuoto per tutti).
- Consultate il report a schermo oppure esportatelo.
Saldo ferie e permessi
Il saldo ferie mostra quanti giorni (o ore) di ferie e permessi residuano per ciascun collaboratore. È un dato critico per la busta paga e per la pianificazione.
In RevasOS il saldo si calcola dalla differenza tra le ore contrattuali previste e le ore effettivamente lavorate, tenendo conto delle assenze registrate con il tipo corretto (billable o non-billable).
Per verificarlo:
- Aprite il Report mensile e controllate la colonna del bilancio ore per ciascun collaboratore.
- Se il saldo non torna, la causa più comune è un orario di lavoro mancante o non correttamente assegnato al collaboratore nell'app Risorse umane.
- Bilancio ore, ore effettive e ore contratto
- Tipi di assenza, festività e flag billable
- Best practice per Foglio ore
Export note spese
Le note spese approvate durante il mese devono essere esportate per l'amministrazione — sia per procedere ai rimborsi, sia per la riconciliazione contabile.
Esportare le spese approvate per periodo
- Aprite l'app Rimborsi.
- Cliccate su Operazioni nella parte bassa della barra laterale.
- Selezionate Esporta spese.
- Filtrate per:
- Tipo: selezionate "Rimborsate" per le spese già approvate, oppure "Da rimborsare" per quelle in attesa.
- Periodo: inserite l'intervallo di date.
- Scegliete il formato: XLS, CSV o JSON.
Per esportare le note spese come documento unico (PDF):
- Sempre in Operazioni, selezionate Esporta note spese.
- Filtrate per tipo e periodo.
- Scegliete il formato desiderato.
Riconciliazione con la contabilità
L'export delle spese contiene importo, data, categoria, collaboratore e commessa collegata. Questi dati possono essere usati per:
Riconciliare con i pagamenti effettuati: verificate che ogni spesa rimborsata corrisponda a un pagamento.
Allocare i costi per centro di costo: se le spese sono collegate a commesse o progetti, l'export contiene già l'allocazione.
Preparare i dati per il commercialista: l'export in Excel è direttamente utilizzabile per la contabilità analitica.
Calendario degli export — Routine mensile consigliata
Un calendario strutturato evita la fretta dell'ultimo giorno e vi permette di identificare i problemi prima che diventino urgenti.
| Quando | Cosa fare | Dettaglio |
|---|---|---|
| Giorno 25 del mese | Verifica completezza presenze | Controllate che tutti i collaboratori abbiano le timbrature registrate. Segnalate i dati mancanti ai responsabili di team. |
| Giorno 28 del mese | Sollecito finale | Se ci sono ancora lacune, contattate direttamente i collaboratori interessati. |
| Giorno 1–2 del mese successivo | Export presenze + ore | Esportate le presenze e il report ore per il CdL. Verificate i saldi ferie. |
| Giorno 1–2 del mese successivo | Export note spese | Esportate le spese approvate per l'amministrazione. |
| Giorno 3–5 del mese successivo | Invio al CdL e al commercialista | Inviate i file. Se è il primo mese, programmate una call breve per validare il formato. |
TIP
Impostate un promemoria ricorrente nel vostro calendario per il giorno 25 ("Verifica presenze") e per il giorno 1 ("Export per payroll"). Bastano queste due date fisse per mantenere il flusso regolare.
Troubleshooting
Dati mancanti: collaboratori con timbrature o ore incomplete
Il problema più frequente è un collaboratore che non ha registrato le presenze per uno o più giorni. Per identificarlo:
- Aprite il Report mensile e confrontate le ore effettive con le ore contrattuali.
- Se un collaboratore ha un bilancio ore fortemente negativo (molte meno ore delle attese) e non ci sono assenze registrate, probabilmente mancano timbrature o inserimenti.
- Usate la vista calendario multi-contatto per individuare i giorni vuoti.
Azione: contattate il collaboratore o il suo manager. Le ore possono essere inserite retroattivamente nel Foglio ore.
Formato non accettato dal Consulente del Lavoro
Se il CdL richiede un formato diverso da quelli disponibili (CSV, Excel, JSON):
- Esportate in Excel — è il formato più flessibile per successive trasformazioni.
- Aprite il file e riorganizzate le colonne nell'ordine richiesto dal CdL.
- Se il CdL ha un template specifico, potete copiare i dati dall'export RevasOS al template.
Dopo il primo mese, il processo diventa meccanico. Documentate le modifiche necessarie per non doverle ricordare ogni volta.
Discrepanze nei saldi ferie
Se il saldo ferie di un collaboratore non corrisponde alle aspettative:
- Verificate che il collaboratore abbia un orario di lavoro assegnato nell'app Risorse umane. Senza contratto orario, il sistema non può calcolare il bilancio.
- Controllate che le assenze siano state registrate con il tipo corretto (billable vs non-billable). Un'assenza registrata come "non-billable" non viene conteggiata nelle ore lavorative.
- Verificate che il calendario festività sia configurato correttamente — le festività non registrate possono alterare i saldi.
- Bilancio ore, ore effettive e ore contratto
- Configurare i profili assenza
- Configurare il calendario festività
Riferimenti rapidi
Guide collegate
- Esportare gli orari (time entries)
- Esportare tutte le spese e le note spese
- Esportare una singola nota spese
- Visualizzare il report mensile
- Esportare il calendario con iCal (ICS)
- Gestire spese e note spese dei collaboratori
Concetti utili
- Bilancio ore, ore effettive e ore contratto
- Tipi di assenza, festività e flag billable
- Comprendere orari, presenze e assenze
- Timbrature certificate
- Nota spese