Configurazione amministratore per Rimborsi
Se stai attivando l'app Rimborsi per la tua organizzazione, ci sono alcuni prerequisiti da completare prima. Questa guida è pensata per amministratori operativi che vogliono arrivare rapidamente a una configurazione funzionante.
Cosa impostare per prima cosa
Prima che i collaboratori possano inserire le spese, assicurati di aver completato questi passaggi fondamentali:
Aggiungere i collaboratori allo spazio
Il primo passo è fare in modo che le persone che useranno l'app Rimborsi esistano nell'organizzazione come collaboratori.
Senza collaboratori non c'è nessuno a cui assegnare permessi e nessuno che possa registrare o approvare le spese.
Censire i contatti
L'app Rimborsi utilizza i collaboratori dell'organizzazione per identificare chi ha inserito ogni spesa. Assicurati che ogni membro del team che utilizzerà l'app sia registrato sia come collaboratore sia come contatto nell'app Contatti.
Guide utili
Assegnare ruoli e permessi
L'accesso all'app Rimborsi dipende da ruoli e policy. Utenti diversi necessitano di livelli di accesso diversi:
- I collaboratori hanno bisogno dei permessi per creare spese e note spese.
- I manager hanno bisogno dei permessi per visualizzare e approvare le spese del team.
- Gli admin hanno bisogno dell'accesso completo per configurare, esportare e gestire tutte le spese.
Puoi assegnare i permessi direttamente al singolo collaboratore, ma la best practice è assegnare i ruoli a livello di team quando possibile.
Best practice
Se più collaboratori devono avere lo stesso accesso all'app Rimborsi, assegna i permessi a livello di team invece di configurare ciascun collaboratore singolarmente.
Creare i progetti con linee di budget (opzionale)
Se vuoi che le spese vengano allocate a progetti specifici, la struttura di progetto con linee di budget deve essere già pronta.
Quando un collaboratore inserisce una spesa e seleziona un progetto, quella spesa confluisce nel tracciamento dei costi della commessa. Questo è utile per società di consulenza e agenzie che devono attribuire costi di viaggio, vitto o materiali a specifiche commesse cliente.
Senza progetti e linee di budget, i collaboratori possono comunque inserire le spese — semplicemente non saranno collegate a nessun progetto.
Nota
Questo passaggio è necessario solo se la tua organizzazione utilizza anche il modulo Progetti. Se usi l'app Rimborsi in modo indipendente, puoi saltarlo.
Condividere il link dell'app con il team
L'app Rimborsi funziona su mobile come Progressive Web App (PWA). I collaboratori possono aprire il link direttamente nel browser del telefono e aggiungerlo alla schermata home — senza bisogno di scaricare nulla dagli store.
Condividi il link con il team in modo che possano registrare le spese in mobilità, direttamente dal cliente, dal ristorante, o durante una trasferta.
Accesso mobile
La PWA di Rimborsi funziona sia su iOS che su Android. I collaboratori devono semplicemente aprire il link nel browser mobile e toccare "Aggiungi alla schermata Home" per un accesso rapido.
Ordine di configurazione consigliato
Per il setup più rapido e affidabile, segui questo ordine:
- Aggiungi i collaboratori all'organizzazione.
- Crea i team e assegna i collaboratori.
- Assegna i permessi per l'app Rimborsi, preferibilmente a livello di team.
- Censisci i contatti se non sono già presenti.
- Crea i progetti e configura le linee di budget (se vuoi l'allocazione a progetto).
- Condividi il link dell'app con il team.
Dopo la configurazione
Una volta completato il setup, queste sono le risorse più utili per iniziare a lavorare:
Aggiungere una spesa
Registra la prima voce di spesa — l'azione base per ogni collaboratore.
Apri la guida rapidaCreare una nota spese
Raggruppa le spese in una nota pronta per l'approvazione e l'export.
Apri la guida rapidaGestire le spese dei collaboratori
Revisiona, approva ed esporta le spese del team come admin o manager.
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