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HR -Admin & Manager ​

Questa guida ti accompagna in tutto quello che devi fare come HR Manager o Admin per passare da zero a un sistema HR pienamente funzionante con RevasOS. Copre l'intero setup — aggiungere le persone, configurare orari e permessi, attivare il team e lanciare i primi report.

Usala come checklist durante la configurazione o condividila con il tuo team al kickoff.

Cosa configurerai ​

Passo 1 — Raccogliere i dati ​

Prima di configurare qualsiasi cosa, raccogli tutte le informazioni necessarie. Averle pronte in anticipo fa risparmiare tempo ed evita correzioni ripetute.

Cosa ti serve:

  • Una lista di tutti i collaboratori (nome, email, ruolo, team).
  • Le sedi dove le persone timbrano (nome, indirizzo).
  • I tipi di assenza usati dall'organizzazione (ferie, malattia, permessi personali, ecc.).
  • I modelli di orario di lavoro che applicherai (full-time, part-time, turni).
  • Se hai molti dipendenti, prepara un file Excel o CSV per l'importazione in blocco.
👥

Aggiungere collaboratori

Aggiungi le persone che faranno parte della tua organizzazione.

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Importare dipendenti in blocco

Carica i collaboratori da un foglio di calcolo per velocizzare l'onboarding.

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Guide per questo passo ​

Passo 2 — Configurare il sistema HR ​

Questo è il passo principale della configurazione. Costruirai la struttura organizzativa, imposterai i permessi e configurerai tutto ciò che serve al team per iniziare a tracciare il tempo.

2.1 — Creare i team e aggiungere i collaboratori ​

Organizza i collaboratori in team. Questo semplifica l'assegnazione dei permessi e il filtraggio dei dati in seguito.

2.2 — Assegnare ruoli e permessi ​

Decidi chi può fare cosa. Assegna i ruoli in modo che i manager possano vedere i dati del proprio team e gli utenti normali vedano solo i propri.

Best practice

Assegna i permessi a livello di team quando possibile. Le eccezioni individuali sono più difficili da mantenere e più facili da dimenticare.

2.3 — Collegare i collaboratori agli orari di lavoro ​

Perché il tracciamento orario, la reportistica e la gestione assenze funzionino, ogni collaboratore ha bisogno di un contratto orario che rifletta il suo orario effettivo.

2.4 — Configurare sedi e tipi di assenza ​

Definisci dove le persone lavorano (per il tracciamento presenze) e quali tipi di assenza esistono nella tua organizzazione.

2.5 — Configurare il Foglio ore ​

Adatta il Foglio ore alle regole aziendali: chi può modificare le entry passate, come appaiono le viste predefinite e come è configurata la rendicontazione.

Passo 3 — Rendere operativo il team ​

Il sistema è pronto. Adesso è il momento di portare le persone a bordo, assicurarsi che possano accedere e validare che tutto funzioni con l'uso reale.

📱

Installare l'app mobile

Fai partire i collaboratori con l'esperienza mobile per orari e timbrature.

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⏱️

Creare il primo orario

Il flusso principale per inserire un nuovo elemento nel foglio ore.

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3.1 — Inviare gli inviti ​

Invita tutti i collaboratori sulla piattaforma. Dopo che hanno effettuato l'accesso, verifica a campione che ogni persona veda le app e i dati corretti per il proprio ruolo.

3.2 — Installare l'app mobile e verificare ​

Fai installare l'app mobile ad alcuni collaboratori e chiedi loro di creare il primo orario o la prima timbratura. È il modo più rapido per confermare che il sistema è configurato correttamente.

3.3 — Condividere le risorse self-service ​

Invia al tuo team queste pagine perché possano imparare l'interfaccia in autonomia:

Passo 4 — Eseguire il primo ciclo di reportistica ​

Dopo almeno un periodo lavorativo completo con dati reali, è il momento di controllare i numeri e generare la prima esportazione.

4.1 — Generare i report ​

4.2 — Verificare ore e bilanci ​

Confronta ore attese, ore effettive e assenze. Se qualcosa non torna, la causa più comune è un orario di lavoro mancante o non correttamente assegnato.

4.3 — Esportare per il payroll ​

Quando i dati sono corretti, esportali e inviali al tuo consulente del lavoro o fornitore di payroll.

Passo 5 — Espandere con moduli aggiuntivi ​

Con le fondamenta HR al loro posto, puoi attivare ulteriori funzionalità senza ripetere il lavoro di setup.

Progetti e tracciamento task ​

Collega le ore rendicontate ai progetti per permettere ai manager di capire dove va il tempo:

Rimborsi e note spese ​

Permetti ai dipendenti di inviare le spese e ai manager di approvarle direttamente in RevasOS:

Allocazione risorse ​

Monitora come la capacità del team è distribuita e individua persone sovraccariche o sotto-utilizzate: