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Non-profit e terzo settore — Certifica ogni ora e ogni euro per i vostri finanziatori ​

La vostra cooperativa sociale ha vinto un bando PNRR. Il progetto prevede 12.000 ore di servizio su 18 mesi, distribuite tra 25 operatori su 4 sedi. Ogni trimestre il revisore del bando vuole vedere: quante ore sono state erogate, da chi, dove, con quale costo. Oggi ricostruite tutto da fogli Excel e registri cartacei. Un errore nel conteggio può significare la restituzione del finanziamento.

Questo scenario è comune a cooperative sociali, ONG, associazioni, fondazioni e a qualsiasi organizzazione del terzo settore che gestisce progetti finanziati da bandi pubblici — PNRR, fondi europei, fondi regionali, contributi privati. La rendicontazione è l'esigenza centrale: dimostrare che ogni ora dichiarata è stata effettivamente erogata, in quale sede, da quale operatore.

Con RevasOS le presenze vengono certificate digitalmente tramite tag NFC o QR Code, le ore vengono associate al bando specifico, e i report per il revisore si esportano in pochi clic. Nessuna ricostruzione manuale, nessun foglio firma da trascrivere.

Questa guida è pensata per il responsabile amministrativo o il direttore di un'organizzazione non-profit che deve configurare il sistema, avviare il team e gestire la rendicontazione periodica.

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Presenze certificate

Tag NFC e QR Code: dati certificati su chi era presente, dove e quando.

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Ore per progetto o bando

Come associare le ore al bando specifico e produrre report per il revisore.

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Export per gli enti

CSV, Excel: i dati nel formato richiesto dal finanziatore.

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👥

Gestione del personale

Anagrafica operatori, contratti, export per il Consulente del Lavoro.

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Setup — Cosa preparare prima di partire ​

Prima di avviare il tracciamento con il team, completate la fase di preparazione. Lo scopo è arrivare al primo giorno di utilizzo con tutto predisposto: sedi, operatori, bandi.

Creare le sedi di servizio ​

Ogni luogo dove i vostri operatori erogano il servizio — centri diurni, sportelli territoriali, sedi operative, comunità alloggio — diventa una sede di lavoro nell'app Timbrature.

  1. Aprite l'app Timbrature in RevasOS.
  2. Andate in Impostazioni → Sedi di lavoro.
  3. Create una sede per ogni punto operativo, con nome e indirizzo.
  4. Attivate i servizi di certificazione desiderati (NFC, QR Code, GPS).

Posizionate un tag NFC o un QR Code stampato in ogni sede, in un punto visibile e accessibile.

Configurare la timbratura senza login ​

Molti operatori del terzo settore non hanno un'email aziendale. RevasOS permette la timbratura senza login tramite un'app dedicata attivata con un codice dispositivo.

  1. L'operatore installa l'app nativa di timbratura sul proprio smartphone.
  2. L'operatore vi comunica il codice identificativo del dispositivo.
  3. Voi accedete all'app Contatti, cercate il collaboratore, cliccate Operazioni → Abilita dispositivo per timbrare, e inserite il codice.

Creare i progetti/bandi nel sistema ​

Ogni bando o progetto finanziato diventa un progetto in RevasOS. Sotto ogni progetto, create i task che corrispondono alle attività previste dal bando (es. "Assistenza domiciliare", "Sportello lavoro", "Laboratorio inclusione").

Questo permette agli operatori di associare le proprie ore al bando specifico e alla singola attività — il dato di cui il revisore ha bisogno.

Presenze certificate — La base per la rendicontazione ​

La certificazione delle presenze è il fondamento di tutta la rendicontazione per il terzo settore. Un dato certificato digitalmente ha un valore probatorio superiore a un foglio firma cartaceo, perché include informazioni non modificabili retroattivamente: identità dell'operatore, data e ora esatta, sede di servizio.

Come le timbrature NFC certificano chi, dove, quando ​

Ogni timbratura produce un record certificato che include:

CampoDescrizione
OperatoreIdentità del collaboratore (dall'account o dal dispositivo abilitato)
Data e oraOrario esatto di entrata e uscita
Sede di servizioPrecompilata dal tag NFC o dal QR Code — non modificabile
CertificazioniStato di NFC, GPS e firma digitale (verde se valide)

I dati non sono alterabili retroattivamente. Se un operatore dimentica di timbrare, il dato mancante è visibile nella dashboard e può essere gestito con una correzione tracciata.

Perché i dati digitali sono più affidabili dei fogli firma ​

Foglio firma cartaceoTimbratura digitale RevasOS
Firme ricostruite a memoriaRegistrazione in tempo reale
Nessun dato sulla sedeSede certificata dal tag NFC/QR
Fogli persi o illeggibiliDati archiviati digitalmente
Nessuna garanzia temporaleOrario certificato e non modificabile
Difficile da esportareExport in CSV/Excel con un clic

Per gli enti finanziatori e per la compliance, la differenza è sostanziale: i dati digitali producono una documentazione opponibile che resiste alle verifiche.

Ore per progetto o bando — Tracciamento per la rendicontazione ​

Le presenze certificate dimostrano che l'operatore era in sede. Le ore per bando dimostrano su quale progetto stava lavorando. È questa la seconda informazione che il revisore chiede: non solo "era presente", ma "stava erogando il servizio previsto dal bando X".

Come associare le ore al bando ​

Ogni operatore, a fine giornata, registra le proprie ore nel Foglio ore associandole al task del bando su cui ha lavorato:

  1. Apre l'app Foglio ore e presenze.
  2. Nella vista Rendic. task veloce vede i task assegnati, organizzati per giorno.
  3. Inserisce le ore accanto a ciascun task.
  4. Salva.

Se un operatore lavora su più bandi nella stessa giornata (es. mattina sullo "Sportello lavoro" del bando PNRR, pomeriggio sul "Laboratorio inclusione" del bando regionale), inserisce le ore per entrambi i task separatamente.

Gestire operatori che lavorano su più bandi ​

Nelle organizzazioni non-profit è frequente che lo stesso operatore sia impiegato su più progetti finanziati contemporaneamente. Il sistema gestisce questo scenario nativamente:

  • Ogni operatore può avere task assegnati da più progetti.
  • Le ore vengono registrate per task specifico, non per progetto generico.
  • I report distinguono automaticamente le ore per bando.

Se un unico blocco di ore va diviso tra più task:

  1. Aprite la entry da separare.
  2. Scegliete Separa.
  3. Distribuite le ore tra i task dei diversi bandi.
  4. Salvate.

Report ore per bando — Pronti per il revisore ​

Il report ore per progetto mostra il dato aggregato: quante ore sono state erogate su quel bando, da quali operatori, in quale periodo. È il documento principale per la rendicontazione trimestrale o semestrale.

  1. Aprite l'app Foglio ore e presenze.
  2. Andate su Report → Visualizza il report mensile.
  3. Filtrate per progetto (il bando) e per periodo.
  4. Il report mostra: ore per operatore, ore per task, totale ore per il bando.

Export per gli enti finanziatori ​

A ogni scadenza di rendicontazione, dovete produrre i file che il revisore o l'ente finanziatore richiede. RevasOS permette di esportare i dati in formati standard, pronti per essere allegati alla documentazione del bando.

Come esportare ​

  1. Aprite l'app Foglio ore e presenze.
  2. Andate su I miei orari → Altro → Export degli orari.
  3. Scegliete il formato: CSV, Excel o JSON.
  4. Impostate i filtri:
    • Intervallo date: il periodo di rendicontazione (trimestre, semestre).
    • Contatto: lasciate vuoto per tutti gli operatori, oppure selezionate un nome.
  5. Confermate. Il file viene inviato via email.

L'export include per ogni entry: operatore, data, ora di inizio, ora di fine, durata, sede di lavoro, task e progetto collegati.

Come produrre i dati per il revisore ​

Dato richiesto dal revisoreCome produrlo in RevasOS
Ore totali erogate per bandoReport mensile filtrato per progetto
Ore per singolo operatoreReport mensile filtrato per contatto
Presenze per sedeExport con colonna "Sede di lavoro"
Presenze con certificazione GPS/NFCExport con colonne di stato certificazione
Spese sostenute per il bandoExport spese dall'app Rimborsi, filtrate per progetto

Archiviare i dati per le verifiche successive ​

Gli enti finanziatori possono richiedere la documentazione anche anni dopo la chiusura del bando. Consigliamo di:

Gestione del personale nel contesto non-profit ​

Le organizzazioni non-profit gestiscono spesso personale con tipologie contrattuali diverse: dipendenti a tempo indeterminato, contratti a progetto, collaboratori a partita IVA, volontari. RevasOS permette di gestire l'anagrafica di tutti, con le distinzioni necessarie.

Anagrafica operatori con dati contrattuali ​

Ogni operatore viene inserito nell'organizzazione con i propri dati:

  1. Aprite l'app Contatti e aggiungete il collaboratore.
  2. Nell'app Risorse umane, assegnate il contratto orario che riflette il tipo di impiego (full-time, part-time, a progetto).
  3. Se il costo orario è rilevante per la rendicontazione del bando, configuratelo a livello di collaboratore.

Il contratto orario è necessario per il calcolo dei bilanci ore e dei saldi ferie. Senza di esso, il sistema non può distinguere tra ore lavorate e ore mancanti.

Volontari e collaboratori esterni ​

Per i volontari che timbrano le presenze ma non hanno un contratto orario formale, potete:

  • Aggiungerli come collaboratori nell'organizzazione.
  • Non assegnare un contratto orario (il sistema registra le presenze senza calcolare bilanci).
  • Usare la timbratura senza login se non hanno un'email aziendale.

In questo modo le presenze dei volontari vengono tracciate e certificate come quelle dei dipendenti, ma senza generare dati contrattuali che non si applicano.

Export per il Consulente del Lavoro ​

Per i dipendenti con contratto formale, l'export delle presenze per il Consulente del Lavoro segue lo stesso flusso delle altre organizzazioni:

  1. Esportate le presenze dal Foglio ore in CSV o Excel.
  2. Inviate il file al CdL con i dati del periodo.

Per una guida dettagliata sull'intero flusso payroll, consultate la guida dedicata:

Il percorso verso il controllo completo del bando ​

Quando le ore tracciate non bastano più e serve una visione finanziaria completa del bando — budget per work package, costi vivi, fatture fornitori, margine residuo — RevasOS offre gli strumenti per passare al livello successivo senza cambiare piattaforma.

Con i moduli di Project Management potete:

  • Configurare un budget per work package del bando, con costi orari per ruolo e costi esterni previsti.
  • Vedere il Financial Report del bando in tempo reale: ore erogate × costo orario + spese + fatture fornitori = costo totale attuale.
  • Emettere fatture collegate al progetto per i pagamenti intermedi e il saldo finale.

I dati che il team ha già tracciato — presenze, ore per task, spese — confluiscono automaticamente nei budget di progetto. Nessuna migrazione, nessun reinserimento.

Checklist per la rendicontazione periodica ​

Riferimenti rapidi ​

Guide collegate ​

Concetti utili ​

Ruoli e permessi ​

Casi d'uso collegati ​