Buone pratiche per utenti e collaboratori #

Aggiungi collaboratori di cui conosci il loro nome esatto #

Aggiungi sempre collaboratori come fossero persone reali di cui conosci il nome, non aggiungere quindi collaboratori di cui il nome è occultato o di cui non si conosce la persona che opera su quell'account. Aggiungi quindi solamente collaboratori come Albert Enistein oppure Virginia Woolf, ed evita collaboratori con nomi come Ufficio Amministrazione.

In sintesi aggiungi solo collaboratori da utenti che hanno il loro nome completo anche nell'email e che non utilizzano email condivise. In questo modo potrai sempre determinare chi ha fatto le modifiche al sistema senza avere alias particolari che nascondono le identità delle persone.

Utilizza i team per organizzare i collaboratori #

Organizza i collaboratori in team secondo le logiche dell'organizzazione. Potrebbe essere utile organizzare le risorse per i progetti dell'organizzazione (Team progetto alpha, team progetto gamma, ...), per i loro ruoli (Project managers, Responsabili comunicazione, ...) o per le loro aree (Amministrazione, Marketing, ...).

Preferire sempre l'uso di team rispetto all'uso di collaboratori #

Quando è necessario utilizzare un team o un collaboratore in una funzione del sistema, preferire sempre l'utilizzo dei team. Le organizzazioni tendono a progettare funzioni e progetti indipendentemente dall'esatta persona che dovrà avere accesso a funzioni e dati.

Un esempio è nella funzione di delega di ruoli e permessi, preferire l'uso di team in modo da facilitare l'assegnamento di numerosi ruoli e permessi: è molto più rapido spostare un collaboratore fra team che riorganizzare tutti i suoi ruoli e risorse collegate.