Configurazione amministratore di Progetti

Se stai attivando Progetti per il tuo team, ci sono alcuni prerequisiti da completare prima che i collaboratori possano iniziare a usare l'app in modo efficace. Questa guida accompagna l'amministratore dall'aggiunta dei collaboratori alla creazione del primo progetto pilota.

Cosa impostare per prima cosa

Prima che gli utenti possano lavorare correttamente in Progetti, assicurati di aver completato questi passaggi fondamentali:

✓Aggiungere i collaboratori all'organizzazione.✓Inserire i collaboratori nei team corretti.✓Assegnare ruoli e permessi per Progetti.✓Creare risorse umane con orari di lavoro se vuoi i report di carico.✓Creare il primo progetto pilota.✓Aggiungere milestone e task al progetto.✓Assegnare i task alle risorse.✓Far installare l'app mobile agli utenti che gestiscono progetti in mobilità.

Aggiungere i collaboratori

Il primo passo è fare in modo che le persone che useranno Progetti esistano nell'organizzazione.

Senza collaboratori non c'è nessuno a cui assegnare permessi, nessuno a cui assegnare task e nessuna risorsa da coinvolgere nei progetti.

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Inserire i collaboratori nei team

Una volta creati i collaboratori, raggruppali nei team corretti.

È il modo più pratico per gestire gli accessi su scala. Se assegni i permessi a livello di team invece che persona per persona, la configurazione resta più ordinata e più semplice da mantenere nel tempo.

È particolarmente utile quando:

un team deve vedere solo i propri progetti;
i project manager devono supervisionare i progetti del proprio gruppo;
reparti diversi gestiscono progetti con regole di accesso diverse.

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Assegnare ruoli e permessi

L'accesso a Progetti dipende da ruoli e policy. Gli utenti hanno bisogno dei permessi corretti per creare progetti, gestire milestone e task, attivare budget o visualizzare i carichi di lavoro.

I ruoli predefiniti di Progetti sono:

Admin Progetti — può creare e gestire progetti, milestone e task per tutti i collaboratori.
Visualizzatore Progetti — può visualizzare progetti, milestone e task di tutti i collaboratori.
Admin Budget — può attivare budget, creare linee di budget e gestire spese.
Responsabile Fatture — può visualizzare le spese di un progetto e creare spese nell'app Fatture.
Admin Risorse Umane — può visualizzare i carichi di lavoro dei contatti con task assegnati.

Puoi assegnare i permessi direttamente al singolo collaboratore, ma nella maggior parte delle organizzazioni la best practice è assegnare i ruoli corretti al team quando possibile.

Best practice

Se più collaboratori devono avere lo stesso accesso a Progetti, assegna i permessi al team invece di configurare ciascun collaboratore singolarmente.

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Creare risorse umane con orari di lavoro se vuoi i report di carico

Se vuoi che Progetti mostri i carichi di lavoro e che i report siano completi, i collaboratori coinvolti nei progetti devono essere configurati anche come risorse umane con un contratto orario nell'app Humans.

L'orario di lavoro permette a RevasOS di calcolare:

ore attese vs. ore effettive;
carichi di lavoro delle risorse;
bilanci orari nei report di progetto.

Senza un orario di lavoro, i collaboratori possono comunque ricevere task e lavorare sui progetti, ma i dati di carico e i report saranno meno precisi.

Nota

Questo passaggio è necessario solo se vuoi usare le funzionalità di report e carico di lavoro. Se usi Progetti solo per la pianificazione, puoi procedere senza.

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Creare il primo progetto pilota

Una volta completata la configurazione base, crea un progetto pilota per verificare che tutto funzioni.

Apri l'app Progetti.
Clicca su + Nuovo progetto.
Inserisci titolo, descrizione e date di inizio e fine.
Seleziona lo stato Pianificato o In corso.
Clicca su Crea progetto.

Questo progetto diventerà il banco di prova per milestone, task e permessi.

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Aggiungere milestone e task

Dopo aver creato il progetto, costruisci la struttura operativa aggiungendo milestone e task.

Le milestone sono contenitori logici che raggruppano i task per obiettivi o fasi. I task sono le unità di lavoro che possono essere assegnate alle risorse.

Per ogni task che vuoi includere nel report del progetto, ricordati di aggiungere:

una data di inizio e di scadenza;
un carico di lavoro stimato.

Senza queste informazioni il task può esistere ma non comparirà nei calcoli del report.

Attenzione

Solo i task con data di inizio, data di scadenza e carico stimato sono inclusi nel calcolo delle ore del report di progetto.

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Assegnare i task alle risorse

Ogni task deve essere assegnato a un collaboratore perché compaia nella sua vista I miei progetti e nell'app Compiti.

L'assegnazione dei task è ciò che collega la pianificazione al lavoro operativo: senza di essa i collaboratori non vedono cosa devono fare e i report di carico di lavoro restano vuoti.

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Far installare l'app mobile agli utenti

Se i collaboratori devono consultare lo stato dei progetti, verificare i propri task o aggiornare gli avanzamenti fuori dal desktop, conviene far installare l'app mobile fin dalle prime fasi del rollout.

È particolarmente utile per:

project manager che consultano l'avanzamento in riunione;
collaboratori che lavorano sul campo;
utenti ibridi che alternano ufficio e lavoro da remoto.

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Installare l'app su smartphone

Ordine consigliato di configurazione

Se vuoi arrivare rapidamente a una configurazione affidabile, segui quest'ordine:

Aggiungi i collaboratori all'organizzazione.
Crea i team e inserisci i collaboratori nei team corretti.
Assegna i permessi di Progetti, preferibilmente a livello di team.
Configura le risorse umane con orari di lavoro in Humans se vuoi i report di carico.
Crea il primo progetto pilota.
Aggiungi milestone e task al progetto.
Assegna i task alle risorse.
Distribuisci l'app mobile ai collaboratori che ne hanno bisogno.