Configurazione amministratore
Se stai attivando Timesheets per un team reale, ci sono alcuni prerequisiti da completare prima. Questa guida è pensata per amministratori operativi che vogliono arrivare rapidamente a una configurazione funzionante.
Cosa impostare per prima cosa
Prima che gli utenti possano lavorare bene in Timesheets, assicurati di aver completato questi passaggi fondamentali:
Aggiungere i collaboratori
Il primo passo è fare in modo che le persone che useranno Timesheets esistano nell'organizzazione.
Senza collaboratori non c'è nessuno a cui assegnare permessi, nessuno che compaia nei report e nessuna risorsa a cui collegare orari o task.
Inserire i collaboratori nei team
Una volta creati i collaboratori, raggruppali nei team corretti.
È il modo più pratico per gestire gli accessi su scala. Se assegni i permessi a livello di team invece che persona per persona, la configurazione resta più ordinata e più semplice da mantenere nel tempo.
È particolarmente utile quando:
- un team deve vedere solo i propri orari;
- i manager devono vedere i dati del proprio gruppo;
- reparti diversi hanno bisogno di regole di accesso diverse.
Assegnare ruoli e permessi
L'accesso a Timesheets dipende da ruoli e policy. Gli utenti hanno bisogno dei permessi corretti per creare entry, modificarle, vedere report o gestire gli orari di altri collaboratori.
Puoi assegnare i permessi direttamente al singolo collaboratore, ma nella maggior parte delle organizzazioni la best practice è assegnare i ruoli corretti al team quando possibile. In questo modo la configurazione resta coerente ed eviti eccezioni sparse nel tempo.
Usa l'assegnazione individuale solo quando un singolo utente ha bisogno di un'eccezione specifica.
Best practice
Se più collaboratori devono avere lo stesso accesso a Timesheets, assegna i permessi al team invece di configurare ciascun collaboratore singolarmente.
Guide utili
Aggiungere gli orari di lavoro se vuoi i report ore
Timesheets può sempre registrare entry, ma se vuoi report significativi e bilanci affidabili, devi anche assegnare gli orari di lavoro alle risorse nell'app Humans.
Gli orari di lavoro permettono a RevasOS di confrontare:
- ore attese;
- ore effettive;
- assenze;
- bilanci e tempo rimanente.
Senza orari di lavoro gli utenti possono comunque inserire tempo, ma i report saranno meno utili perché il sistema non avrà un carico atteso con cui confrontare il registrato.
Creare progetti e task se vuoi la rendicontazione per task
Se al tuo team serve solo la registrazione di presenze e orari, puoi fermarti alla configurazione base di Timesheets.
Se invece vuoi collegare il tempo ai progetti, devi prima preparare la struttura di progetto:
- Creare il progetto.
- Aggiungere i task al progetto.
- Assegnare i task alle risorse corrette.
Solo dopo questa preparazione gli utenti potranno collegare le proprie entry a task davvero utili per il reporting.
Nota
Un task può sempre essere rendicontato in Timesheets, purché esista e sia disponibile per il collaboratore.
Aggiungere stime di durata se vuoi le metriche dei task
Rendicontare tempo su un task e vedere le metriche di report del task non sono la stessa cosa.
Gli utenti possono rendicontare tempo su un task anche se il task non ha una stima.
Se però vuoi che Timesheets mostri indicatori come:
- tempo stimato;
- tempo rendicontato;
- tempo mancante;
- tempo in eccesso;
allora il task deve avere anche una durata stimata.
Senza stima, il task può comunque ricevere time entry, ma le metriche comparative non possono essere calcolate.
Far installare l'app mobile agli utenti
Se i collaboratori devono registrare tempo fuori dal desktop, consultare calendari in mobilità o usare il flusso mobile per presenze e timbrature, conviene far installare l'app mobile fin dalle prime fasi del rollout.
È particolarmente importante per:
- lavoratori sul campo;
- utenti ibridi;
- manager che consultano calendari lontano dalla scrivania.
Ordine consigliato di configurazione
Se vuoi arrivare rapidamente a una configurazione affidabile, segui quest'ordine:
- Aggiungi i collaboratori.
- Crea i team e inseriscili nei team corretti.
- Assegna i permessi di Timesheets, preferibilmente a livello di team.
- Configura gli orari di lavoro in Humans se i bilanci e i report sono importanti.
- Crea progetti e task se il tempo deve essere collegato al lavoro di progetto.
- Aggiungi le stime di durata ai task se i manager vogliono vedere le metriche di reporting.
- Distribuisci l'app mobile ai collaboratori che ne hanno bisogno.
Dopo la configurazione
Una volta completata la configurazione amministrativa, le pagine più utili da leggere sono:
- Esplorare l'interfaccia di Timesheets
- Esplorare l'app mobile
- Registrare e inserire orari
- Configurare le impostazioni del foglio ore
Come ultimo passaggio, invia agli utenti questa pagina introduttiva così possono preparare l'accesso e capire da dove iniziare: